Главная Обратная связь

Дисциплины:






Як провести переговори 4 страница



Більшість ділових людей віддають перевагу своїй території, де не потрібно витрачати час на адаптацію, де без проблем можна скористатися телефоном, факсом, допомогою юристів, експертів тощо.

Серйозною причиною для проведення ділових обговорень у фірмі партнера є можливість одержати додаткову інформацію, більше дізнатися про партнера, його фірму і умови її функціонування.

Можливість проведення переговорів на нейтральній території має також свою привабливість. Як правило, обговорення питань при цьому варіанті не дає переваг жодній зі сторін. Особливо ефективний цей варіант при вирішенні конфліктних ситуацій.

Сучасна техніка зв’язку дозволяє здійснити прямий електронний контакт між двома і більше сторонами з одночасною взаємною передачею зображення і звуку.

Перший крок до успіху ділової зустрічі – це правильний вибір часу і дня тижня. При зустрічі віч-на-віч необхідно брати до уваги обставини ділового життя партнера, його особистісні характеристики.

При великій кількості учасників бажано бути в курсі справ, кожного і враховувати ділові звички партнерів. При цьому необхідно враховувати такі моменти:

§ не планувати зустріч безпосередньо перед обідом чи одразу ж після нього, а хоча б через годину;

§ не планувати відповідальних зустрічей у понеділок (настрій на робочий тиждень) та в п’ятницю (очікування вихідних);

§ обов’язково обговорювати тривалість зустрічі та дотриму­ватись цього часу;

§ у випадку щільного графіка партнера ділова зустріч повинна проходити в оптимальних часових межах.

Домовляючись про зустріч, рекомендується обумовлювати і кількість її учасників. Це робиться, виходячи із принципу рівної чисельності делегацій з обох сторін.

Обмінюються протокольними списками до початку зустрічі. Якщо ж списки завчасно не складені, сторони обмінюються візитними картками.

Майбутня зустріч чи переговори передбачають завчасну підготовку матеріалів, зокрема ті, що відображають позицію учасника зустрічі та містять рекомендації щодо питання, яке розглядається; проекти різних угод, протоколів чи договорів; проекти резолюцій чи угод про наміри.

Досвідчені менеджери збирають також дані про кон’юктуру своїх партнерів, їх поведінку на ринку протягом останніх місяців чи років.

Автор славнозвісного бестселера “Як уціліти серед акул” Харві Маккей відзначає, що знати щось про клієнта так само важливо, як знати, все про свою продукцію. “Якщо ви знаєте своїх клієнтів, якщо вам відомі їх специфічні інтереси та риси характеру, то у вас завжди буде основа для встановлення контакту з ними”, – вважає автор книги.

 


6.3. Як проводити ділові бесіди

Бесіда є найбільш сприятливою і часто єдиною можливістю переконати співрозмовника і обґрунтувати свої позиції (щоб він з нею згодився і підтримав).



При цьому сподівання на успіх і збіг обставин краще замінити стратегією і тактикою.

Визначають п’ять універсальних принципів ділового спіл­ку­вання:

Ø привернути увагу співрозмовника (початок розмови). Якщо ми не в змозі це зробити, то для чого нам взагалі щось говорити?

Ø викликати у співрозмовника зацікавленість (передача інформації). Якщо він впевнений, що наш виступ йому корисний, то із задоволенням буде слухати;

Ø принцип детального обґрунтування (аргументація). На основі зацікавленості переконати співрозмовника в тому, що він вчинить розумно, погодившись з нашими ідеями чи пропозиціями;

Ø виявити інтерес і усунути сумніви співбесідника (нейтра­лізація, спростування зауважень). Мета – показати можливості реалізації даної ідеї, позитивних наслідків для двох сторін;

Ø перетворення інтересів співбесідника в кінцеве рішення (прийняття рішення).

Поряд з основними принципами існують важливі рекомендації щодо ведення ділових бесід. Їх універсальний характер базується на тому простому факті, що в будь-якій бесіді ми повинні мистецьки пристосуватися до свого співрозмовника в даний момент.

Вислухайте співрозмовника до кінця. Часто буває, що бесіда відбувається безрезультатно саме з цієї причини. Слухати з необхідною увагою співбесідника – це не тільки знак поваги до нього, це є професійна необхідність.

Не ігноруйте значенням упередженості вашого співрозмовника. Дуже багато людей перебувають під тиском марновіри (забобонів). Наша думка складається ще до того, як ми зважили всі факти.

Уникайте непорозумінь і неправильних тлумачень. Виклад повинен бути зрозумілим, наочним, систематизованим, коротким, а головне – прос­тим.

Поважайте свого співрозмовника. Адже техніка ведення бесіди – це мистецтво спілкуватися з людьми. Нічого так негативно не впливає на атмосферу ділової бесіди, як презирливий жест чи погляд.

Завжди, коли можливо, будьте ввічливими, дружньо налашто­ваними, дипломатичними, тактичними. Ввічливість не змінює про­хання чи наказу, але зменшує появу у співрозмовника внутрішнього про­тистояння. Дружня атмосфера збільшує шанси успішного заверше­н­­­­­­ня ділової бесіди.

Якщо потрібно, будьте непохитні, але зберігайте холодно­кровність, коли температура бесіди піднімається. Не сприймайте як трагедію, коли співрозмовник дасть волю своєму гніву. Досвідчена в дискусіях людина збереже твердість і не образиться.

Будь-яким можливим для вас методом спробуйте полегшити співрозмовнику сприйняття ваших тез і пропозицій, враховуючи внутрішню боротьбу між його бажаннями та реальними можли­востями, щоб він міг “зберегти своє обличчя”. Якщо необхідно, дайте співрозмовнику час, щоб він міг сам переконатися в правильності ваших ідей.

Успіх ділової бесіди залежить від того, наскільки правильно ви зрозуміли особливості характеру свого співрозмовника і вибрали правильний шлях у розмові з ним.

 

6.2. Підготовка до переговорів

 

На етапі підготовки потрібно опрацювати три аспекти проведення переговорів: змістовний, організаційний і тактичний.

Змістовний аспект визначає ієрархію (і відповідно значимість) цілей переговорів, головний сенс пропозицій або проблем, які виносяться на переговори, можливі варіанти розв’язання питань та шляхів досягнення поставлених цілей. Зміст переговорів визначається не тільки конкретним предметом майбутніх переговорів, а й системою наявних інтересів та можливостей їх реалізації у певній ситуації або у майбутньому. Тому змістовний аспект переговорів включає:

ü необхідність ретельного аналізу наявної ситуації;

ü прогнозування найімовірніших варіантів та зміни;

ü проектування найбільш сприятливих умов, навіть якщо їх створення є малоймовірним за нинішніх ситуацій. У великих фірмах звичайно створені спеціальні відділи, які займаються опрацюванням зазначених питань, на підставі чого визначаються найбільш перспек­тивні розробки та напрямки діяльності фірми.

Організаційний аспект охоплює коло питань, починаючи з місця, часу та загального антуражу проведення переговорів і закінчуючи підбором команди з точним розподілом функцій та ролей, виконуваних кожним її членом на переговорах.

Організаційний аспект підготовки означає розв’язання таких питань: “Хто? Де? Коли?” Підбір команди є головним завданням при підготовці переговорів. Ідеальних людей немає, тому проблема підбору команди зводиться до пошуку та залучення необхідних людей (або спеціального їх навчання).

Тактичний аспект забезпечує необхідну професійну опрацьо­ва­ність висунутих пропозицій. Він включає в себе весь обсяг конкрет­них питань: від тактико-технологічних характеристик пропози­цій до фінан­сових та юридичних деталей.

Це питання становить особливий інтерес для бізнесменів-початківців. Одного проекту пропозицій щодо змісту майбутньої справи для успішних переговорів недостатньо, він має бути доповнений програмою його реалізації. При цьому завжди виникає безліч питань фінансового та юридичного характеру. Досвідчені бізнесмени та підприємці добре знають це коло питань і виходять на переговори підготовленими.

Останнім завершальним кроком при підготовці до переговорів можна вважати конкретизацію дій членів команди на поведінковому рівні.

Опрацювання трьох зазначених аспектів передбачає такий рівень інтелектуальних здібностей та професійних знань, який прак­тично недоступний окремій людині. Звичайно ж, у житті ми часто-густо стикаємось з фактом індивідуальної підготовки та проведення переговорів, проте докладніший аналіз такої практики засвідчує значно нижчий рівень її ефективності та, що найголовніше, вимушений, але неминучий перехід до групової роботи.

 

Стратегія і тактика ведення переговорів

Стратегічні підходи до проведення переговорів.

Жорсткий підхід – обидві сторони, зайнявши протилежні позиції, вперто відстоюють її, застосовуючи тактовні прийоми, щоб ввести противника в оману відносно істинної мети, і роблять невеликі поступки, необхідні для продовження переговорів. У ході переговорів суперечка може перетворитися у змагання волі, і згоди може бути не досягнуто.

М’який підхід – кожна сторона вважає іншу сторону дружньою. Замість того, щоб робити ставку на досягнення перемоги, вони підкреслюють необхідність досягти хоча б згоди. Стратегія м’якого підходу полягає в тому, щоб робити пропозиції і йти на поступки, довіряти іншій стороні, бути дружелюбним і поступатися для уникнення конфронтації там, де це необхідно. За такого підходу сторони можуть прийти до незрозумілих і нерозумних угод.

Принциповий підхід, альтернативний до наведених вище. Він орієнтований на ефективне досягнення результату.

Про кожний метод можна зробити досить вірний висновок за допомогою трьох критеріїв.

ü Переговори повинні призвести до такої угоди, яка б максимально задовольняла інтереси кожної сторони, справедливо регулювала суперечності, була довгостроковою і брала до уваги інтереси суспільства.

ü Переговори мають бути ефективними, без втрат, якими, як правило, супроводжуються угоди, пов’язані із проханням не поступа­тися своїми позиціями.

ü Стосунки між сторонами повинні покращитися чи, щонай­менше, не зіпсуватися.

Найбільше поданим критеріям відповідає принциповий підхід.

Авторами принципового підходу до проведення переговорів є американські спеціалісти Гарвардської школи права Р. Фішер і У. Юрі, які виклали його в своїй книзі “Шлях до згоди і переговори без поразки”.

Підготовка до переговорів включає два основні напрямки роботи: вирішення організаційних питань і відпрацювання основного процесу переговорів.

Організаційними питаннями є:

w складання плану прийому партнерів;

w формування групи учасників переговорів;

w визначення місця та часу проведення переговорів;

w складання порядку денного кожного засідання;

w погодження із зацікавленими організаціями певних питань.

Організаційне рішення цих питань слід доручити найбільш відповідальним і серйозним працівникам.

Вдала підготовка до переговорів передбачає завчасний розгляд максимально можливої кількості варіантів рішень.

В ході підготовки до переговорів спеціалісти рекомендують обміркувати відповіді на питання.

Підготовча робота включає і завчасну підготовку документів: заяв, проектів різних угод, протоколів, контрактів, резолюцій.

´ Питання для самоконтролю

1. Чому необхідно готуватися до ділових зустрічей?

2. Елементи підготовки до ділових зустрічей.

3. Які організаційні кроки забезпечують успіх ділових

зуст­річей?

4. Принципи ділового спілкування.

5. Суть рекомендацій щодо ведення ділових бесід.

6. Специфіка підготовки до переговорів.

 

Література

1. Власов Л.В., Сементовская В.К. Деловое общение. – Лен­издат, 1989. – 80 с.

2. Липсиц И.В. Не повторить ошибок. Практические советы руководителя. – М.: Экономика, 1988. – 250 с.

3. Палеха Ю.І. Водерадський Ю.В. Етика ділових стосунків. – К., 1999. – 134 с.

4. Шваб Ю.М., Данчева О.В. Практична психологія в економіці та бізнесі. – К.: Лібра, 1998. – 270 с.

7. Мистецтво правильно мислити і говорити

 

1. Уміння говорити.

2. Техніка мовлення. Вимоги до виступу.

3. Роль запитання в спілкуванні.

4. Коректні засоби спілкування, суперечки.

5. Некоректні засоби спілкування, суперечки.

6. Чітко писати, чітко мислити.

 

Уміння говорити

 

Від уміння говорити нерідко залежить успіх, авторитет, кар’єра. Для того, щоб навчитися добре, змістовно говорити, змістовно говорити, необхідно збагачувати свої знання й досвід, удосконалювати професійну освіту, всебічно розвивати свою особистість. Вміння гово­рити завжди розвивається одночасно з розширенням культурного та про­фе­сійного світогляду.

Сутність красномовства полягає в умінні та здібностях пра­вильно і вміло говорити за змістом і майстерно за формою.

Під час підготовки до виступу слід уникати:

w перевантаження виступу матеріалом;

w багатьох однорідних або нетипових прикладів і фактів;

w не стомлювати аудиторію надмірною кількістю цитат, цифр, дат тощо.

Сучасна риторика охоплює такі питання:

§ психологія у сфері стосунків між людьми;

§ підготовка до виступу;

§ побудова і виголошення промови;

§ стиль і виклад промови;

§ культура, техніка мовлення;

§ особистість промовця;

§ знання аудиторії.

Про що б не йшла мова, треба вміти говорити, зробити все належне, щоб інша сторона вас зрозуміла. Для того, щоб повідомлення було сприйняте правильно, необхідно:

ü добре знати тематику зустрічі;

ü спланувати своє повідомлення;

ü не зневажати фактами;

ü намагатися привернути до себе увагу;

ü слідкувати за своєю мовою;

ü говорити задля досягнення мети.

Для адекватного сприйняття вас партнерами чи аудиторією слухачів:

³ акцентуйте важливі слова та підпорядковуйте їм неваж­ливі;

³ змінюйте голос – він повинен то знижуватися, то підвищуватися. Раптове підвищення чи зниження тону голосу виділяє слово чи речення на загальному фоні;

³ змінюйте темп мовлення – це надає йому виразності;

³ робіть паузу до і після важливих слів.

 

Техніка мовлення. Вимоги до виступу

Дикція – чітка вимова звуків, складів слів, відповідно до фонетичних норм мови. Гарна дикція виявляється у тому, щоб кожне слово було чути, щоб воно чисто і ясно звучало. Не можна “ковтати” окремі слова чи звуки, закінчення фраз – це заважає зрозуміти зміст висловленого.

Велике значення має інтонаційне багатство мови: тональне забарвлення, відтінки емоцій.

Вдале проголошення промови обумовлюється також і темпом. Оптимальний темп усного мовлення складає близько 120 слів за хвилину. Але протягом усієї промови небажано зберігати один і той же тон: зміна темпу мовлення виступаючого (оратора) посилює увагу слухачів.

Важливу роль відіграють і паузи, які замінюють розділові знаки в письмовій роботі.

Сучасний виступ будується за законами усного мовлення. Усне мовлення – це сукупність трьох знакових систем: звукової, інтонаційної, кінетичної (міміка і жести).

Правильність мовлення виступаючого – це відповідність його мовлення нормам граматики, вимови, синтаксису.

Мовлення – це один із видів діяльності людини, її поведінки. Адже в наших словах, інтонаціях виражене не тільки бачення окремих речей та явищ, а й ставлення до людей.

Промовець повинен привернути і утримати увагу слухачів протягом тривалого часу. Зосередити увагу, примусити слухати важливо у вступній частині промови і утримувати увагу треба про­тягом усього виступу. Тут важливими є навички слухання, сприй­няття, тобто уміння зосередити, виділити головне в промові, уза­гальнити, зробити висновки.

У процесі виступу промовець спирається на пам’ять слухачів, яка працює, коли введена в активний творчий процес самостійного осмислення промови.

Чітка логіка промови мобілізує мислення і сприяє кращому запам’ятовуванню.

Один із законів переконання говорить: “Дорога до розуму слухача лежить через його серце”. Тому вплив на емоційні аспекти є важливими елементами майстерності промовця.

Обов’язковою ознакою хорошого виступу є його чітка структура, бездоганна внутрішня логіка.

Схема традиційного розподілу матеріалів така:

§ вступ;

§ виклад основних положень;

§ розвиток теми;

§ закінчення, висновок.

Логічна структура промови розгортається вже в робочому плані усного виступу і досягається шляхом мобілізації всього арсеналу логі­ки: законами і методами логічного мислення, логікою доказів, логічни­ми вимогами до дискусії.

 

Роль запитання у спілкуванні

 

Формувати запитання – це не просто вміння, це мистецтво, яке вимагає високого рівня володіння мовою, сприйняття комунікативних виявів партнера, особливо невербальних сигналів і здатністю відрізняти щирі відповіді від ухилень.

Запитувати – значить виявляти приємну для співрозмовника зацікавленість у його особистості. Безкорисливо запитувати – означає ухилятися від особистих проблем. Нехтувати запитаннями – значить відкрити шлях здогадкам.

Ще антична риторика знала сім класичних запитань, здатних упорядковувати діалог: “що?”, “хто?”, “де?”, “яким чином?”, “чому?”, “ким?”, “коли?”.

Інший варіант “питального аналізу” складається із шести запитань, що мають прояснити факти, почуття, бажання, перешкоди, засоби, час дій.

Вже самим фактом запитування людина показує, що хоче брати участь у спілкуванні, забезпечити його подальший розвиток та поглиб­лення. Це переконує партнера, що до нього виявляється інтерес і є намір встановити певні позитивні стосунки.

До запитань, які забезпечують продуктивний зовнішній діалог, належать:

w інформаційне, мета якого – одержати максимум інформації;

w дзеркальне, тобто повторення висловлювання партнера у запитальній формі та прагнення примусити його по-іншому дивитися на знайомі речі;

w естафетне, метою якого є випередження висловлювання парт­нера.

Феномени запитання і проблеми перебувають у тісному взаємозв’язку. Проблема формулюється на підставі певної інформації, усвідомленим прагненням оволодіти повнотою цієї інформації. Одним із таких засобів оволодіння інформацією є запитання.

Вміння правильно формулювати запитання має не тільки пізнавальне, а й практичне значення. Вміння правильно формулювати запитання залежить від знання правил граматики, логіки, а також тієї сфери реальності, яка відображається в запитанні.

Залежно від обраної основи (принципу) поділу за специфікою структури запитання поділяють на:

§ запитання-уточнення (“Правда, що деякі народні депутати України виступають проти вступу України в ЄЕС?”);

§ запитання-доповнення (“Хто очолює партію підприємців?”).

Залежно від відповіді, запитання ще поділяють на відкриті (розгорнута відповідь) і закриті (відповідь обмежується словами “так” або “ні”).

Формулюючи запитання, необхідно дотримуватися певних правил:

ü запитання має бути осмисленим, коректним;

ü запитання треба формулювати коротко, зрозуміло. Нечітко сформульовані питання ускладнюють їх розуміння і пошуки відповіді;

ü складні запитання доцільно розбити на прості;

ü перераховуючи альтернативи, необхідно називати всі варіанти. (“Ми перенесемо переговори на завтра чи на післязавтра?” – у запитанні не сказано “чи на інший день”).

Це може негативно вплинути на характер відповіді на це запитання.

Правильно сформульоване запитання є необхідною умовою ефективних пошуків відповіді (отримання необхідної інформації).

 


Коректні засоби спілкування, суперечки

 

Для ефективного ведення суперечки (дискусії, полеміки, диспуту, дебатів) не можна нехтувати законами логіки та нормами моралі. Тому ці засоби поділяються на “дозволені” та “недозволені”, або на коректні та некоректні.

У загальних рисах коректні засоби можна визначити як такі, що відповідають вимогам логіки та моралі. Це засоби, які ґрунтуються на знанні мови, мовлення та секретів людської психіки, в логіці їх ще називають “дозволеними” хитрощами.

До дозволених належать, зокрема, ініціатива та засіб, який виражається правилом “наступ – найкраща оборона”.

До коректних засобів відносять використання та дотримання законів і правил логіки. Зокрема, в процесі доведення (обґрунтування істинності положення, концепції, гіпотези) чи спростування (встанов­лення хибності положення, концепції), користуються правилами щодо тези (основного положення, яке необхідно обґрунтувати), правилами щодо аргументів, за допомогою яких обґрунтовується теза та прави­лами щодо форми (демонстрації), тобто способу, за допомогою якого обґрунтовується теза.

Порушення цих правил призводить до помилки або до хитрощів, які можуть бути коректними або некоректними.

Правила щодо тези полягають у тому, що теза повинна бути сформульована чітко, ясно і не змінюватися протягом усього процесу аргументації.

Правила щодо аргументів вимагають, щоб аргументи були сформульовані чітко і ясно; повністю або частково обґрунтовані; обґрунтування аргументів повинно проводитись незалежно від тези; аргументи повинні бути достатніми для обґрунтування тези, тобто у якості доказів не можна використовувати ті положення, які підлягають сумнівам або самі потребують доказів.

Правила щодо форми говорять, що між аргументами і тезою має бути принаймні відношення підтвердження. При цьому використо­вується форма дедуктивного міркування (від загальних положень, висновків до часткових випадків) та форма не дедуктивних міркувань (від часткових, одиничних випадків до загального висновку, які включають і метод аналогії). порівняння двох чи більше явищ, схожих в одному чи більше відношеннях.

Досвідчені промовці нерідко використовують такі методи:

w метод контрасту;

w концентричний;

w ступеневий;

w просторовий тощо.

Вони є ефективними засобами управління мисленням і поведінкою аудиторії.

Коректним засобом суперечки є використання аргументів опонента, зокрема наведених ним фактів для спростування його точки зору чи захисту своєї тези.

Ефективними засобами є виведення раптових, несподіваних для опонента висновків з його тези чи аргументів, які ставлять його в безвихідь або принаймні дезорганізують, змушують розгубитися.

Іноді до коректних зараховують і засіб, завдяки якому перекла­дають “тягар доведення” на опонента.

 

Некоректні засоби суперечки

 

Некоректні засоби багатоманітні, проте всім притаманна така риса: до них вдаються з метою видати хибне за істинне, а істинне – за хибне.

Звичайно, несвідомі логічні помилки не можна розцінювати як некоректні засоби, вони лише свідчать про рівень інтелектуальної культури людини.

До некоректних засобів суперники відносять такі три групи хитрощів: хитрощі стосовно тези, хитрощі стосовно аргументів і хитрощі стосовно форми (демонстрації).

До хитрощів стосовно тези належать, зокрема:

§ вимога надмірного уточнення тези (вимога пояснити очевидні речі, затягування часу);

§ “умисне нерозуміння тези” (вимога пояснити значення, опонент змінює значення термінів);

§ “втрата тези” (перехід до обговорення зовсім іншої тези);

§ “нечітке формулювання тези”, “навмисне нечітке форму­лювання”, використання невідомих опоненту висловлювань) тощо.

До хитрощів стосовно аргументів відноситься дуже багато навмисних логічних помилок:

ü “аргумент до особи” (критика розумових здібностей опонента);

ü “аргумент до публіки” (орієнтація на думку, настрій слухачів);

ü “аргументація до мас” (використання національних, расових, класових інтересів);

ü “аргумент до жалю” (збудження у слухачів жалю та співчуття);

ü “аргумент до фізичної сили” (погроза, примус, шантаж);

ü “хибний аргумент” (використання недоказового хибного аргументу) та інші.

До найсильніших належать хитрощі стосовно демонстрації. Це, власне, логічні хитрощі, оскільки вони є проявом неправильної побудови міркувань, навмисного порушення правил міркування, у формі яких здійснюється доведення чи спростування.

Розглянемо один із софізмів.

– Чи знаєш ти цю розкриту людину?

– Ні.

– Це твій батько. Отже, ти не знаєш свого батька.

Питання “Чи знаєш ти, кого закрили цим вбранням?” підмінено на інше “Чи знаєш ти цю закриту людину?”.

Отже, в результаті всього сказаного можна зробити висновок, що не варто сперечатися чи виступати без особливої потреби. Недарма кажуть: “Говори мало, слухай багато, а думай ще більше”.

Але коли виникає в цьому потреба, то повинна бути чітко усвідомлена мета, предмет виступу чи суперечки, узгодження точок зору учасників стосовно цього предмета. Суперечка передбачає певну спільність вихідних позицій сторін; використання термінів, вислов­лювань з однозначним їх змістом і розумінням. Не слід забувати, що сила аргументів полягає не в їх кількості, а в переконливості. Винят­кову роль відіграють і запитання. Вміння ставити розумні запитання є важливою і необхідною ознакою розуму і проникливості.

Важливо не тільки те, що захищаємо, що піддаємо критиці, а й те, як ми це робимо. Використання недозволених засобів у суперечці, приниження людської гідності опонента, навіть підвищений тон – це прояв низької моральної культури полеміста: “Юпітер, ти гніваєшся, отже, ти неправий”.

 

Чітко писати – чітко мислити

 

Перед керівником, менеджером постійно стоїть проблема: як краще викласти свої думки на папері. Завдання складне тим, що метою письмового розпорядження є вплив на поведінку інших людей в даній організації, фірмі.

Щоб зміст документа був зрозумілим, однозначним, направленим на вирішення конкретних проблем, необхідно:

w позбавитись багатослів’я;

w скоректувати відповідний тон;

w чітко визначити позицію.

Навіть поява на вашому робочому столі комп’ютера не позбавить вас від необхідності формулювати резолюції, писати звіти і подавати заявки керівництву на отримання тих чи інших виробничих ресурсів.

Робота зі службовою документацією – особливо складна сфера діяльності керівника, тому що враження від невдалого формулювання відразу розпізнати не вдається, виправити його набагато важче, ніж помилку, зроблену при особистому контакті.

Щоб уникнути подібних збоїв і не дати вирости паперовим “горам”, корисно пам’ятати, що:

§ ваша перша резолюція на документі вже повинна стати початком вирішення пов’язаної з нею проблеми, а не просто свідченням оволодіння вами функціями “диспетчера”;

§ паперотворчість – це не показник вашої високої і якісної роботи, точніше – це негативний показник;

§ документи з другорядних питань можуть і не лягти на ваш стіл – розібратись в них по силах і підлеглим;

§ краще витратити час на навчання підлеглих умінню готувати службові документи, ніж самому їх всі переписувати в останній момент;

§ ефективною буде робота з кореспонденцією тоді, коли для початку ви її розділите за складністю, і почнете із самих складних і неприємних.

Процес мислення нерозривно пов’язаний з мовою, а службовий лист – та ж мова, тільки перенесена на папір. Тому відточуючи свої вислови, ви одночасно відточуєте і свою думку.

 

´ Питання для самоконтролю

1. Чому від уміння говорити часто залежить успіх, кар'єра?

2. Що включає техніка мовлення?

3. Значення має структури мовлення.

4. Чому вміння ставити питання має практичне значення?

5. Правила формулювання запитання.

6. Коректні засоби спілкування.

7. Мета використання некоректних засобів суперечки.

8. Вимоги до написання службової документації.

Література

 

1. Бухтій Л.В. Ораторське мистецтво. 1997. – 84 с.

2. Липсиц И.В. Не повторить ошибок. Практические советы руководителя. – М.: Экономика, 1988. – 250 с.

3. Тофтул М.Г. Логика. – К., 1999. – 280 с.

4. Хоменко І.В. Логіка. Практикум. – К., 2002. – 120 с.

 

 

8 Уміння слухати

 

1. Слухання в процесі спілкування.

2. Слухання як активний процес.

3. Нерефлексивне слухання.

4. Рефлексивне слухання.

5. Як навчитися правильно слухати.

 

Слухання в процесі спілкування

 

Слухання є однією з основних ланок процесу спілкування. Від його ефективності залежить ефективність спілкування.

Слухання ефективне тоді, коли йде безперервна оцінка сказа­ного співрозмовником і вами. Необхідно вміти також “слухати” самого себе.

Будь-яка ділова розмова повинна викликати в учасників інтерес. Інтерес – це емоційний прояв пізнавальних потреб особистості. Він викликає увагу, активне мислення. Якщо вам вдається втримати інтерес співрозмовника до розмови, до даної теми, його мимовільна увага поступово перейде в післядовільну.

При цьому необхідно пам’ятати, що в діалозі, при безпосе­ред­ньому слуховому сприйнятті співбесідника, зменшується значення слів, збільшується роль ситуації, міміки, тестів, інтонації, саме тому мова, що звучить, простіша, доступніша.

Але існують норми зовнішнього прояву почуттів у діловому спілкуванні. Стриманість в інтонаціях, силі голосу, в міміці і жестах впливає на співрозмовника сильніше, ніж нестримані оклики, гучний голос, надмірна жестикуляція.





sdamzavas.net - 2017 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...