Главная Обратная связь

Дисциплины:






Отбор данных с помощью фильтра



Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access 97 существуют фильтры четырёх типов:

· Фильтр по выделенному фрагменту

· Обычный фильтр

· Расширенный фильтр

· Фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту – это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Выделяете нужную запись, щелкаете по кнопке Фильтр по выделенному (или Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному). Если вы хотите просмотреть значения, которые не удовлетворяют заданному критерию, щелкните правой кнопкой мыши (курсор мыши должен находиться внутри таблицы) и выберите команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверсный выбор).

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок Фильтр по выделенному или Изменить фильтр (менюЗаписи – Фильтр – Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остаётся одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке Применить фильтр будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Ещё более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи – Фильтр – Расширенный фильтр…

 

Работа с формами

Форма – объект, в основном предназначенный для удобного ввода данных. Форма – это формат (бланк, шаблон) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио- и видеоизображения.

Режимы работы с формой:

1. Режим форм. Используется для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране.

2. Режим конструктора форм. Используется для изменения структуры или шаблона формы.

3. Режим таблицы. Режим позволяет увидеть таблицу, включающую все поля форм; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов.

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы.

Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных:

· в один столбец,

· ленточная,

· табличная,

· выровненная.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора. Вы можете использовать огромное количество Инструментов и Свойств формы.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы.



 

Запросы

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Запросы можно создать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

Можно создать следующие типы запросов:

§ запрос на выборку;

§ запрос с параметрами;

§ перекрёстный запрос;

§ запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

§ запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы).

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдаётся приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.

Итоговые запросы, назначение которых отдалённо напоминает итоговые функции электронных таблиц (производят математические вычисления по заданному полю и выдают результат).

Запросы на изменение позволяют автоматизировать заполнение полей таблиц.

Перекрёстные запросы, позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц.

Специфические запросы SQL – запросы к серверу базы данных, написанные на языке запросов SQL.

Упорядочение записей в результирующей таблице. Если необходимо, чтобы данные отобранные в результате работы запроса на выборку, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. В нижней части бланка имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки.

Управление отображением данных в результирующей таблице. В нижней части бланка запроса по образцу (Запроса на выборку) имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предполагается, что все поля включенные в запрос, должны выводится на экран, что не всегда целесообразно. Тогда отображение содержимого на экране подавляют сбросом флажка Вывод на экран.

Использование условия отбора. Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является так называемое Условие отбора. Соответствующая строка имеется в нижней части бланка запроса по образцу. Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие.

 

При сохранении запроса остаётся только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При сохранении в базе данных запрос, по сравнению с результирующим набором данных, имеет ряд преимуществ:

§ на физическом носителе информации (обычно это жесткий диск) требуется меньший объём пространства;

§ запрос может использовать обновлённые версии любых записей, изменённых со времени последнего запуска запроса.

При каждом выполнении запрос обращается к базовым та блицам и снова создаёт результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса (даже в реальном времени в многопользовательской среде).

Для сохранения запроса следует выполнить следующее: Файл – Сохранить. Если вы впервые сохраняете запрос, введите новое имя запроса в диалоговом окне Сохранение.

 

Работа с отчётами

Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Access 97

Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый отчет, в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета:


§ Конструктор

§ Мастер отчетов

§ Автоотчёт в столбец

§ Автоотчёт ленточный

§ Мастер диаграмм

§ Почтовые наклейки


Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет.

Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей.

Автоотчёт в столбец и Автоочёт ленточный – самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчёт, а остальное сделает мастер отчётов. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Access 2000

Средства автоматического проектирования реализованы автоотчётами (База данных – Создать – Новый отчет – Автоотчёт в столбец). Кроме автоотчётов «в стобец» существуют «ленточные» автоотчёты.

Средством автоматизированного создания отчётов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отбражаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора (режим запускается кнопкой Конструктор в окне База данных). Приёмы редактирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выполняют функции элементов оформления, поскольку печатный отчёт не интерактивный объект, в отличие от электронных форм и Web-страниц. Размещение элементов управления выполняют с помощью Вид - Панели элементов, которая по составу практически не отличается от Панели элементов формы.

Важной особенностью отчетов является наличие средства для вставки в область верхнего и нижнего колонтитула текущего номера страницы и полного количества страниц. Эту операцию выполняют с помощью диалогового окна Номера страниц (Вставка – Номера страниц).

 





sdamzavas.net - 2019 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...