Главная Обратная связь

Дисциплины:






Требования к оформлению документов



Передаваемые на хранение документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства. Оформление дело предусматривает:

- формирование документов в дела

- подшивка или переплёт дела

- нумерация листов в деле

- составление листа - заверителя

- составление в необходимых случаях внутренней описи к делу

- оформление обложки дела.

 

 

формирование дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года. Исключения составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Чаще всего документы располагаются в хронологическом порядке (приказы по личному составу) или по алфавиту фамилий работников (личные дела, личные карточки, лицевые счета). Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 50 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Отдельно формируются распоряжения (приказы) о краткосрочных, внутрироссийских командировках, о предоставлении очередных учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, так как сроки их хранения 5 лет.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.



Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

 

Подшивка (переплет) дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием: металлических скрепок, гребеночной переплетной машины; обжимной переплетной машины.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм листа-заверителя, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

 

Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом в начале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются простым карандашом одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

 

Составление заверительной надписи дела

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (Приложение 1). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет и др.;

- номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и др.;

- номера крупноформатных листов;

-номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и др.) и количество вложенных в них листов;

- наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле;

- номера поврежденных листов;

- номера листов с затухающим текстом и т.п.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

 

Составление внутренней описи документов дела

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные дела уволенных работников, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета и др.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 2), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

 

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом.

На обложке дела указываются:

- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле; .

- срок хранения дела.

На обложке дел предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты (по 5 сантиметров верхнего и нижнего полей листа обложки).

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования. Пример: Учреждение Ханты-Мансийского автономного округа «Научно-производственный центр по охране и использованию памятников истории и культуры» (Научно-производственный центр «Наследие»). Учреждение Ханты-Мансийского автономного округа «Научно-исследовательский институт угроведения» (НИИ угроведения).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки. Пример: (Учреждение Ханты-Мансийского автономного округа «Дом народного творчества») Учреждение Ханты-Мансийского автономного округа «Творческое объединение «Культура»

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПМК Пример: Приказы с № 1 по № 236 директора Департамента культуры и искусства по личному составу. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Пример: Перспективный план социально-экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа до 2006 года. Том. I. Промышленность. Перспективный план социально-экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа до 2006 года. Том 2. Сельское хозяйство. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Пример: Приказы Министерства финансов Российской Федерации, относящиеся к деятельности Управления Федерального казначейства Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу. Копии. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Дата дела

На обложке дела указывается арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела приказов по личному составу и по основной деятельности являются дата издания первого приказа и дата издания последнего приказа вшитого в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Реквизитами обложки дела являются: количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно", на делах по личному составу «Хранить 75 лет ЭПК»).

 

 

Федеральный Закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ определяет обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами и ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации

 

Глава 5. Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

 

1. Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

2. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установлен-ными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федераль-ным органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

3. Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возме-щения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федераль-ного бюджета в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом испол-нительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления.

4. При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядо-ченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

5. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные докумен-ты в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

 

 


6. При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организа-циям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами.

 

7. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разде-ления или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующими специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти или уполномо-ченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядочен-ном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляю-щим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципаль-ным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

 

Глава 7. Статья 27. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации

 

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.





sdamzavas.net - 2017 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...