Главная Обратная связь

Дисциплины:






Обеспечение безопасного хранения электронной документации



Введение

 

Что такое электронный документ? Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме[1] и проблема архивирования и надежного хранения электронных документов на сегодняшний день стала очень актуальной.

В последние годы наше государство вплотную подошло к вопросу, как организовать хранение электронных документов не только отдельных физических лиц, но и государственных структур и учреждений.

Большинство государственных и муниципальных архивов на данный момент рассматривают пути решения проблемы хранения информации в электронном виде. В данной ситуации важнейшую роль играет не только материально-техническая, но и нормативно-правовая база, так как в первую очередь нужно разработать специальные правила и нормы, связанные со спецификой работы с электронными документами и хранением цифровой информации.

В настоящий момент практически отсутствуют нормативные и методические документы, определяющие порядок архивного хранения электронных документов. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук хотя и исходят из посылки, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются документы независимо от вида носителя, фактически не содержат положений, определяющих порядок комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования архивных электронных документов.

Цель работы изучить принцы хранения электронных документов.

Актуальность темы связана это с появлением систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру этим.

Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.


Обеспечение безопасного хранения электронной документации

 

Сохранность всей имеющейся информации в специально созданных архивах - самая главная задача любого архивиста. Чтобы преуспеть в данной области, такому специалисту необходимо выбрать грамотную стратегию работы с доверенными ему данными. От того, насколько правильным будет выбор, зависит не только физическая сохранность файлов и папок, но и возможность их использования в далеком будущем. Особенности хранения любых электронных документов напрямую зависят от множества важнейших факторов.

Одно из важнейших правил хранения любой информации, во избежание утери или порчи компьютерных файлов хранить их нужно на двух и более носителях. Например, если по каким-то причинам первый выйдет из строя, то для восстановления работы второй сослужит важнейшую службу (создание дубликатов).



Выбор правильного носителя зависит от нескольких важнейших факторов, а именно:

- вида электронной документации и совокупного объема файлов;

- срока предполагаемого хранения данных и степени доступа к ним в этот период;

- качества изготовления носителей и условий их сохранности;

- требований относительно обеспечения условий аутентичности электронных документов.

Документы, срок хранения которых составляет около пяти лет, можно держать на самых простых цифровых носителях, например, некоторые пользуются дискетами.

Сроки хранения электронных документов на оптических компакт-дисках достигают от 5 до 15 лет. Подобные внешние носители считаются одними из самых неприхотливых в плане эксплуатации и хранения, а также одними из наиболее долговечных по сравнению с другими устройствами. После окончания указанного срока хранения, файлы, размещенные на диске, необходимо переписать на новый носитель в текущем состоянии или предварительно изменив его на современный (конвертировать), чтобы в будущем их можно было расшифровать и прочитать на предусмотренной для этих целей аппаратуре.

Оптические CD-диски признаны одними из наиболее долговечных. При выборе надлежащего типа носителя для хранения определенной информации необходимо очень тщательно подойти к этой проблеме. От качества выбранного продукта может зависеть целостность очень важной информации, например, финансовой отчетности предприятия, результатов медицинских анализов или исследований, доказательств, способных повлиять на решение суда. Очень важно иметь ввиду, если нет возможности придать юридическую силу хранимым документам при помощи электронной цифровой подписи, то для исправления ситуации следует просто скопировать необходимые сведения на оптический CD-диск с возможностью однократной записи. Хранение электронных документов в архиве зависимо от условий, в которых находится сам носитель. Для них обычно предусмотрены специальные средства защиты: упаковки, чехлы, конверты. Неразумно полагать, что копирование информации на большое количество «болванок» полностью обеспечит ее сохранность. Для сокращения расходов на все копии, нужно создать правильные условия для сохранности информационного носителя.

Хранить магнитные диски рекомендуется в специально оборудованных помещениях, которые защищают от пагубного воздействия внешней среды на электронные хранилища.

Документы на компакт-дисках хранят вертикально в специальных контейнерах из безопасных материалов.

Контейнеры для хранения документов на компакт-дисках маркируют.

Для хранения контейнеров с документами на компакт-дисках используют специальное оборудование.

Маркировку документов на компакт-дисках выполняют на нерабочей стороне, используя специальные маркеры и/или этикетки.

При хранении и использовании документов на компакт-дисках принимают меры к предотвращению ударов контейнеров, перемещению и вибрации компакт-дисков внутри контейнеров. При хранении и использовании документов на компакт-дисках принимают меры к предотвращению проникновения влаги, вредных газов, пыли, солнечных лучей и образованию конденсата внутри контейнеров[2].

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей - электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.





sdamzavas.net - 2019 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...