Главная Обратная связь

Дисциплины:






Лабораторная работа. Работа с готовой базой данных.



Цель работы: научиться запускать программу MS Access, открывать существующую базу данных и работать с ней. Освоить приемы работы с формами, таблицами, запросами и отчетами (просмотр, поиск, сортировка и фильтрация данных). Для работы используется учебная база данных «Борей», входящая в комплект поставки MS Access.

База данных – совокупность данных, представленных определенным образом. Или иначе, набор информации о какой-то определенной области.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии, обеспечивающий централизованное управление и доступ к данным.

Система управления базой данных является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных и приложений пользователя в самых различных предметных областях. СУБД обеспечивает доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователей.

СУБД поддерживаются различные модели данных. Модель данных – это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели.

В СУБД для ПК поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу – алгебру отношений (реляционную алгебру), и универсального языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы – запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области.

Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются выборка, добавление, удаление, изменение данных.

СУБД Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.



Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

· доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

· возможность использования OLE технологии;

· интегрированность с пакетом Microsoft Office;

· полная поддержка Web-технологий;

· визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их;

· наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов

Основными видами объектов, с которыми работает программа, являются:

· Таблица - это объект, который используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. В таблице хранится информация по какой-то определенной теме или информация о связях объектов, такой как товары, поставщики или поставлено поставщиками. В таблице содержится сведения об однотипных объектах или однотипных связях. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. Таблица содержит поля(столбцы), в которых хранятся различного рода данные, и записи(которые называются также строками). Для каждой таблицы должен быть определен первичный ключ(одно поле, имеющее для каждой записи уникальное значение или несколько полей, совокупное значение которых для каждой записи уникально). Первичный ключ является однозначным идентификатором каждой записи таблицы. Для увеличения скорости доступа к данным отдельные поля таблицы (или их совокупность) могут быть объявлены индексами. Индекс– средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблице за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей с некоторыми типами данных.

· Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют. Наиболее распространенный тип запросов — запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке.

· Форма - это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

· Отчет - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

· Страница - используется для доступа к данным текущей базы данных Access.

· Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

· Модуль - объект, содержащий программы на Microsoft Visual Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые нельзя было бы найти с использованием макросов.

 

В Microsoft Access имеется учебная база данных «Борей» (доступная при помощи команды Примеры баз данных в меню Справка ) содержат данные о продажах вымышленной компании Борей (Northwind Traders), занимающейся импортом и экспортом продуктов питания. Просматривая объекты базы данных «Борей», можно почерпнуть идеи для создания собственной базы данных. Перед тем как вводить собственные данные, полезно потренироваться работать с данными базы данных «Борей». Например, можно научиться создавать запросы, используя таблицу «Заказы» базы данных «Борей», поскольку она содержит достаточное количество записей, позволяющее получить значимые результаты.

Задания

1.Запустите Microsoft Access и откройте базу данных «Борей».

· Запустите программу Microsoft Access: Пуск →Все программы→ Microsoft Office → Microsoft Office Access

· С помощью появившегося диалогового окна, откройте базу данных «Борей»: меню: Справка→Примеры баз данных →Учебная база данных Борей.

· При первом открытии появится экран-заставка. Для того чтобы она больше не выводилась, установите флажок Больше не выводить заставку. Закройте возникшее окно заставки БД Борей.

На экран выводится окно База данных, содержащее множество элементов. В БД Борей уже созданы все необходимые для работы объекты (заполненные таблицы; формы, облегчающие просмотр и ввод новых записей; запросы и различные отчеты).

2.Окно Главная кнопочная форма — это основной элемент базы данных Борей. Откройте главную кнопочную форму.

· В списке типов объектов окна базы данных выберите пункт Формы.

· Двойным щелчком мыши откройте объект Главная кнопочная форма.

Указанное окно представляет собой специализированную форму, выполняющую роль проводника при реализации разнообразных задач. Пользователю не придется самостоятельно разбираться, как функционируют отдельные объекты базы данных, — достаточно щелкнуть на какой-либо кнопке, и нужная ему форма (или отчет) будет открыта. После щелчка на кнопке Товары, размещенной в окне Главная кнопочная форма, на экране появится другая форма, в которой можно просмотреть товары и добавить новые.

3.Откройте форму Товары.

· В Главной кнопочной форме щелкните по кнопке «Товары».

В открывшейся форме отображается информация о товаре из таблицы Товары. Одновременно в окне отображается информация об одном товаре.

 

Область в нижней части формы, содержащая несколько стрелок, называется навигационной панелью. Эта панель предназначена для перехода к другим элементам таблицы.

Для просмотра информации о следующем товаре необходимо нажать кнопку .

· Последовательно просмотрите отображаемые в форме записи, используя кнопки навигации.

4.Отыщите товар с самой большой и самой маленькой ценой за единицу измерения.

Как к таблице, так и в форме данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию по любому полю.

Отсортируйте товары по возрастанию цен.

· Поместите курсор в поле «ЦЕНА»

· Выполните сортировку записей по возрастанию цены нажатием кнопки «Сортировка по возрастанию» на панели инструментов окна Access.

· Перейдите к первой записи, используя кнопку навигации , и обратите внимание на марку и цену самого дешевого (за единицу измерения) товара.

· Перейдите к последней записи нажатием на кнопку и выясните марку и цену самого дорогого товара.

 

5.Используйте фильтр для просмотра только тех записей, которые относятся к кондитерским изделиям.

Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию.

· Нажмите кнопку «Изменить фильтр» на панели инструментов Access.

· В поле «Тип» редактора фильтра выберите «Кондитерские изделия».

· Нажмите кнопку «Применение фильтра» на панели инструментов.

· На Панели навигации отображается число отфильтрованных записей.

· Используя кнопки навигации, просмотрите все записи, соответствующие созданному фильтру.

· По окончании просмотра отмените действие фильтра нажатием кнопки «Удалить фильтр» .

 

6.Добавьте данные о новом товаре.

· Перейдите к редактированию новой записи нажатием кнопки .

· В поле «Марка» введите текст «Колбаса Докторская».

·

· В поле «Поставщик» выберите строку «ООО Экзотика» из выпадающего списка.

·

· В поле «Тип» задайте значение «Мясо/птица».

·

· В поле «Единица измерения» введите текст «1 Ящик».

· В поле «Цена» введите значение «1 200,00р.».

7.Просмотрите список поставщиков, используя соответствующую форму.

· Закройте окно формы «Товары».

· Нажмите кнопку «Поставщики» на главной кнопочной форме.

· Используя кнопки навигации, найдите запись о поставщике «ООО Экзотика».

 

· Для просмотра списка товаров, поставляемых данной фирмой, нажмите кнопку «Просмотр товаров».

 

· Убедитесь, что в открывшемся списке присутствует добавленный ранее товар.

8.Просмотрите список категорий товаров, найдите категорию «Мясо/птица» и убедитесь, что в ней присутствует добавленный товар.

· Закройте окно формы «Поставщики».

· Откройте форму «Типы» нажатием соответствующей кнопки на главной кнопочной форме.

Форма «Типы» содержит подробную информацию о категориях товаров (название, описание, иллюстрация, список товаров, принадлежащих данной категории). Двойной щелчок по картинке позволяет вызвать графический редактор для ее редактирования. Используя контекстное меню рисунка также можно скопировать его в буфер обмена, вставить из буфера новый рисунок или загрузить произвольный объект из файла.

· Поместите курсор в поле «Категория».

· Для обнаружения категории «Мясо/птица» воспользуйтесь функцией поиска. Нажмите кнопку «Найти» на панели инструментов.

Откроется диалоговое окно «Поиск и замена»:

· В поле «Образец» введите текст «мясо».

· В поле «Совпадение» выберите вариант «С начала поля».

· Нажмите кнопку «Найти далее».

· В форме «Типы» должна отобразиться искомая запись

· Закройте диалоговое окно «Поиск и замена».

· Просмотрите список товаров, относящихся к категории «Мясо/птица» и убедитесь, что в нем присутствует информация о добавленном ранее товаре.

· Закройте окно формы «Типы».

9.Просмотрите данные о сотрудниках с помощью формы и сравните их с данными в соответствующей таблице.

Все данные хранятся в таблицах, а формы – удобный пользовательский интерфейс для просмотра и редактирования данных.

· Откройте форму «Сотрудники» (она располагается в списке форм окна базы данных – там же, где и главная кнопочная форма).

· Просмотрите служебные и личные данные о сотрудниках.

· Добавьте с помощью формы данные о новом сотруднике.

· Не закрывая окна формы, в списке типов объектов, окна базы данных, выберите пункт «Таблицы».

· Откройте таблицу «Сотрудники».

· Для удобства просмотра данных настройте ширину столбцов таблицы, перемещая мышью разделитель заголовков столбцов.

Если в процессе работы с таблицей были изменены элементы ее макета (размеры окна или столбцов), при закрытии окна будет задан вопрос о том, нужно ли сохранить эти изменения. Если изменены, добавлены или удалены данные в таблице, эти изменения сохраняются автоматически.

· Просмотрите записи таблицы и сравните их с данными, отображаемыми в форме.

Для перемещения по записям можно использовать кнопки навигации, расположенные внизу окна таблицы.

10.Просмотрите связи таблиц.

Для просмотра связей таблиц используйте инструмент Схема данных. Схема данных определяет, с помощью каких полей таблицы связываются между собой, как будет выполняться целостность при добавлении и удалении записей, изменении ключей таблиц.

Access прорисовывает линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними.

Отношение "один-к-одному" создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Отношение "один-ко-многим" создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. В отношении "один-ко-многим" главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть "один" в этом отношении. Таблица со стороны "много" является подчиненной таблицей. Связующее поле (или поля) в ней с таким же типом информации как в первичном ключе главной таблицы является полем внешнего ключа.

Связь с отношением "многие-ко-многим" фактически представляет две связи с отношением "один-ко-многим" через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями первичного ключа в двух других таблицах.

· Откройте окно схемы БД: на Панели Инструментов База данных, команда .

 

Между таблицами базы данных Борей установлены связи "один-ко-многим". На конце линии у таблицы со стороны "один" нарисована цифра 1, а на другом конце, у таблицы со стороны "много" - символ бесконечности.

11.Работа с таблицами.

· Открытие таблиц.

Все таблицы базы данных отображаются в списке таблиц в главном окне базы данных. Для открытия существующей таблицы необходимо выделить эту таблицу в списке и выбрать режим работы с таблицей в панели инструментов главного окна (Конструктор или Открыть).

Например, откроем таблицу Товары в режиме Конструктор. В этом режиме можно изменить структуру таблицы, просмотреть и изменить список полей, их типов.

Для просмотра данных таблицы, добавления и удаления записей необходимо нажать кнопку Открыть в панели инструментов главного окна, либо дважды щелкнуть мышью на названии таблицы. Таблица откроется в режиме Таблица.

Откройте таблицу Товары в режиме Таблица.

В режиме таблица имеется возможность просмотреть существующие записи и добавить новые.

Для перехода между записями служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно ввести требуемый номер и нажать клавишу Enter.

Текущая запись отмечается стрелкой в левой части окна (в области маркировки записей).

· Добавление и удаление записей

Последняя строка таблицы пуста, помечена знаком * (звездочка) и готова к добавлению данных.

Для добавления данных в новую запись:

1) Перейдите на первое пустое поле новой записи.

2) Введите значение и нажмите клавишу Tab для перехода к следующему полю.

Для удаления записей:

1) Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.

2) Нажмите клавишу Delete или выберите команду Удалить записи (меню Правка).

3) В появившемся окне подтвердите изменения, нажав кнопку ОК.

Добавьте запись о новом товаре.

 

12.Создание и просмотр запросов.

На практике часто требуется выбрать из исходной таблицы часть записей, удовлетворяющих определенным критериям, и упорядочить выборку. Критерии могут определяться сочетанием ряда условий. Например, нам необходимо выбрать записи о заказанных товарах одним из представителей компании и упорядочить их в алфавитном порядке по наименованию товаров. Для решения таких задач предназначены мастера запросов и конструктор запросов, при помощи которых можно формировать сложные критерии для выбора записей из одной или нескольких таблиц; указать поля, отображаемые для выбранных записей; выполнять вычисления с использованием выбранных данных.

Ранее были рассмотрены общие положения, относящиеся к базам данных, и отмечалось, что одним из основных назначений баз данных является быстрый поиск информации и получение ответов на разнообразные вопросы. Вопросы, формулируемые по отношению к базе данных, называются запросами. В MS Access для формирования запросов используется конструктор запросов и инструкция SELECT языка SQL.

· Просмотрите существующие запросы, доступные на вкладке Запросы главного окна базы данных.

· Откройте существующие запросы в режиме Конструктора.

· Создайте новый запрос. Для этого нажмите кнопку Создать. В появившемся диалоговом окне Новый запрос выделите элемент Конструктор и нажмите кнопку ОК. Access отображает диалоговое окно Добавление таблицы поверх пустого окна запроса.

· Выберите таблицу "Поставщики" и добавьте ее в запрос. Access покажет список полей таблицы в верхней панели окна запроса.

· Добавьте также таблицу "Товары" и закройте диалоговое окно Добавление таблицы. Access добавляет список полей таблицы "Товары" в окно запроса и изображает соединение полей "КодПоставщика" двух таблиц. Соединение создается автоматически, т.к. поле "КодПоставщика" является ключевым в таблице "Поставщики" и в таблице "Товары" найдено поле с тем же именем (внешний ключ). Отображаемое отношение является отношением "один-ко-многим".

· Выберите поле "Марка" в таблице "Товары" и перетащите его в строку Поле первого столбца бланка запроса.

· Выберите поле "Название" в таблице "Поставщики"и перетащите в строку Поле второго столбца. Также перетащите поля "ЕдиницаИзмерения" и "Цена" таблицы "Товары" в строку Поле третьего и четвертого столбца бланка запроса, соответственно.

· Нажмите кнопку Запуск на Панели инструментов либо выберите Режим таблицы в списке кнопки Вид на Панели инструментов для отображения результата запроса.

После выполнения запроса Microsoft Access выводит на экран результирующее множество, записи которого упорядочены по значению первичного ключа (так же, как и при просмотре таблицы). Чтобы изменить порядок сортировки, например, упорядочить записи по убывающей цене товара:

· Переключитесь в режим Конструктора запроса.

· Установите курсор в поле Сортировка столбца "Цена", а затем нажмите стрелку справа для вывода содержимого списка.

· Выберите элемент по убыванию.

· Нажмите кнопку Запуск для вывода нового результирующего множества запроса.

· Сохраните запрос, дав ему название: "Отсортированный список товаров".

 

13.Просмотр отчетов.

Отчеты являются способом упорядочения и представления данных из базы данных Microsoft Access. Отчеты позволяют форматировать данные в виде привлекательного и информативного макета, предназначенного для печати или просмотра на экране.

В отчетах предоставляется несколько способов упорядочения, разбиения по категориям и обобщения данных. Отчеты помогают представить данные наиболее эффективно.

В БД Борей имеется несколько готовых к использованию отчетов.

· Нажмите кнопку Печать отчетов в окне Главная кнопочная форма, на экране появляется новая форма. После выбора элемента в списке Выбор отчета, следует щелкнуть на кнопке Просмотр, и отчет будет выведен на экран; если же отчет понадобится распечатать на принтере, необходимо щелкнуть на кнопке Печать.

Выберите отчет Продажи по типам, и в предложенном списке товаров отметьте Мясо/птица. Нажмите кнопку Просмотр.

Как видите, с помощью отчетов данные можно суммировать. В нашем случае суммируются показатели продаж по каждому товару типа Мясо/птица, причем полученные результаты выводятся как в виде текста, так и в виде графика. Щелчок на кнопке Связи с Office позволит передать эти данные для просмотра в Word или Excel.

На панели инструментов также имеются кнопки для указания количества страниц отчета, выводимых на экран, а также уровней их масштабирования.

Для разработки и форматирования отчетов Access предлагает целый ряд эффективных инструментов. Из отчета список товаров можно распечатать и передать клиентам, не прибегая к услугам издательской системы или текстового редактора. С помощью отчетов Access можно изготовить визитные карточки, почтовые ярлыки, создать записи о служащих.

 





sdamzavas.net - 2018 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...