Главная Обратная связь

Дисциплины:






Б) Импорт списка сотрудников в Access



Для создания таблицы, содержащей список сотрудников, выберем объект Таблицы и нажимаем кнопку Создать.

В режиме Импорт таблиц создаем таблицу ФИО, для чего выполнение следующие действия:

- в открывшемся диалоговом окне Новая таблица выберем пункт Импорт таблиц (Рис.2), нажимаем ОК, нажимаем кнопку Импорт. При этом откроется окно Импорт электронной таблицы. Задаем необходимые параметры импортирования, переходя от одного окна к другому с помощью кнопки Далее. На предложение Access задать ключевое поле выберем режим Определить ключ и укажем поле «Табельный номер» в качестве ключа. В поле Импорт в таблицу задаем имя ФИО. Завершив импорт нажмем кнопки Готово.

 

 

 

Рис.2. Окно базы данных и окно создания новой таблицы.

В) В Режиме Таблица создаем таблицу КОНТАКТЫ, которая будет содержать следующие поля:

 

Табельный номер Домашний адрес Домашний телефон

 

Для этого выполняем шаги:

- в разделе Объекты объект ТаблицыСоздать;

- в открывшемся диалоговом окне Новая таблицаРежим таблицыОК; появится пустая таблица, содержащая 10 столбцов с именами: Поле1, Поле2 , и т.д.;

- Переименовать поля

- Вводим в таблицу данные, причем табельные номера сотрудников из таблицы «Сотрудники» (скопируйте поле «Табельный номер» и вставим в соответствующее поле создаваемой таблицы), а остальную информацию задаем произвольно;

- Нажимаем кнопку Сохранить на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне Сохранение имя таблицы – КОНТАКТЫ ОК;

- Access выдаст предупреждение «Ключевые поля не заданы» и предложит определить ключевое поле. Нажимаем кнопку Нет, чтобы отложить определение ключевого поля.

Используем режимом Конструктор (который применяется не только для создания новых таблиц, но и для внесения изменений в существующие таблицы БД) для назначения ключевого поля в созданной таблице КОНТАКТЫ. Для этого выполняем:

- в разделе Объекты выберем объект Таблицы, таблицу КОНТАКТЫ и щелкним на кнопке Конструктор. Откроется окно Конструктора таблиц (Рис.3);

- выделим строку «Табельный номер» и щелкним на кнопке с изображением ключа на панели инструментов. На тип данных ключевого поля – он должен быть текстовым. В таблице «Свойства поля» (в нижней части окна) задаем размер поля 255. Сохраняем внесенные изменения,и закрываем таблицу.

 

 

Рис.3. Таблица КОНТАКТЫ, открытая в режиме Конструктор

Г)В Режиме Таблица создайте также таблицу ОТДЕЛЫ, которая будет содержать следующие поля:

 

Отдел Рабочий телефон

 

При вводе данных в таблицу ОТДЕЛЫ названия отделов возмем из таблицы «Сотрудники. », а номера телефонов задаем сами.



Открываем таблицу в режиме Конструктор, в качестве ключа определим поле «Отдел», в таблице «Свойства поля» задаем размер поля 255. Сохраняем внесенные изменения и закрываем таблицу.

 

4. Создать схему связей между таблицами базы данных ПЕРСОНАЛ.

Связь между таблицами определяет отношение подчиненности, при котором одна таблица является главной (или родительской), а вторая – подчиненной (или дочерней). В данной задаче при связывании таблиц ФИО и КОНТАКТЫ главной будет таблица ФИО, подчиненной – таблица КОНТАКТЫ, а при связывании таблиц ФИО и ОТДЕЛЫ главной будет таблица ОТДЕЛЫ, подчиненной – таблица ФИО. Таблицы КОНТАКТЫ и ОТДЕЛЫ между собой не связаны.

Для создания связей необходимо установить соответствие величин одной таблицы величинам из другой таблицы. Связи устанавливаются через определенные пользователем ключевые поля. Обычно связывают ключевое поле родительской таблицы с соответствующим ему полем дочерней таблицы. В таблицах ФИО и КОНТАКТЫ ключом является поле «Табельный номер». По значению ключа записям из таблицы ФИО могут быть поставлены в соответствие записи из таблицы КОНТАКТЫ. Схема базы данных позволяет Access автоматически использовать связи данных при конструировании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц.

Для создания схемы выполняем следующие шаги:

- в меню Сервис выберем команду Схема данных;

- открывается окно Схема данных. Так как в базе никакие связи еще не определены, то автоматически открывается окно Добавление таблицы, в котором перечислены таблицы, имеющиеся в БД;

 

 

Рис. 4. Окно создания схемы данных.

 

- поместим таблицы КОНТАКТЫ, ФИО и ОТДЕЛЫ в окно Схема данных, для чего выделим таблицы и нажмимаем кнопку Добавить (Рис.4). Закроем окно Добавление таблицы .

- устанавливая связь между таблицами ФИО и КОНТАКТЫ, в таблице ФИО выделяем поле «Табельный номер» и перетащим его на соответствующее поле таблицы КОНТАКТЫ с помощью мыши;

- открывается окно Изменение связей (Рис.5). В левой части окна указано связываемое поле «Табельный номер» родительской таблицы ФИО, в правой - связываемое поле «Табельный номер» дочерней таблицы КОНТАКТЫ. При необходимости поля можно изменить, щелкнув по стрелке прокрутки и затем выбрав желаемое значение;

- установим флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей;

- нажимаем кнопку Создать. Будет создана связь типа «один к одному» (1:1).

 

 

Рис.5. Окно, используемое для создания связей между таблицами.

 

Устанавливая связь между таблицами ОТДЕЛЫ и ФИО аналогичным способом. После выполнения всех операций по связыванию таблиц ОТДЕЛЫ и ФИО будет создана связь типа «один ко многим».

 

II. Создание форм

Формы позволяют просматривать данные, хранящиеся в таблицах, добавлять новые записи, изменять данные и удалять записи из таблиц.

1.Создаемформу для работы с таблицей ОТДЕЛЫ в режиме Автоформа. Этот режим представляет собой наиболее простой способ построения форм и создает формы, которые включают все поля таблицы, при этом стиль оформления заранее определен.

Для создания формы в режиме Автоформа выполняем следующее:

- в разделе Объекты выберем объект Формы, нажимаем кнопку Создать;

- в открывшемся диалоговом окне Новая форма выберем способ создания формы – Автоформа: в столбец, в строке ,выберем в качестве источника данных таблицу или запрос с помощью стрелки прокрутки выберем из списка таблицу ОТДЕЛЫ, щелкнув ОК. На экран выведется форма, заполненная данными.

- сохраняем созданную форму, присвоив ей имя.

С помощью созданной формы изменяем название какого-либо отдела, например, Маркетинг заменяя на Служба досмотра.

 

2. С помощью Мастера форм создаем форму для работы одновременно с двумя таблицами: ФИО и КОНТАКТЫ. Эта форма должна служить для ввода полной информации о вновь принятых сотрудниках или удаления записей об уволенных сотрудниках.

Режим Мастер форм позволяет в ходе диалога выбирать нужную таблицу, поля, внешний вид и стиль формы.

Для создания формы в режиме Мастер форм выполним следующее:

- в разделе Объекты выберем объект Формы, нажимаем кнопку Создать;

- в окне Новая форма в качестве способа создания формы выберем Мастер форм; источник данных можно не указывать;

-в открывшемся диалоговом окне Создание форм в строке Таблицы и запросы выберем из раскрывающегося списка имя таблицы ФИО, затем из области Доступные поля перенесите необходимые Вам поля в область Выбранные поля с помощью кнопок, расположенных между указанными областями (Рис. 6).

 

 

Рис.6. Окно Мастера форм - служит для выбора полей, которые необходимо включить в форму.

 

В строке Таблицы и запросы имя таблицы ФИО заменяем на имя таблицы КОНТАКТЫ, и выберем поля для включения в форму. Перейдем к следующему шагу создания формы, щелкнув по кнопке Далее;

- выберем внешний вид формы из перечисленных в правой части открывшегося окна; перейдем к следующему шагу по кнопке Далее;

- задаем имя «Сотрудники», под которым созданная форма будет сохранена; установим флажок Открыть форму для просмотра и ввода данных, нажмите кнопку Готово.

 

III. Создание запроса на выборку информации из базы данных

 

В соответствии с заданием, созданная система должна выдавать справку о всех контактных данных сотрудников: (отдел, фамилия, рабочий телефон, домашний адрес, домашний телефон)

С помощью Конструктора создайте запрос на выборку данных из трех таблиц – ФИО, ОТДЕЛЫ и КОНТАКТЫ. Выборка, полученная по запросу, должна содержать следующие поля:

 

Отдел Фамилия Рабочий телефон Домашний адрес Домашний телефон

 

Для создания запроса выполняем следующие действия:

- в разделе Объекты выберем объект Запросы, нажимаем кнопку Создать,

в открывшемся диалоговом окне Новый запрос выберем способ создания запроса – Конструктор, нажимаем ОК;

- в диалоговом окне Конструктора добавем в запрос таблицы ФИО, ОТДЕЛЫ и КОНТАКТЫ путем их выделения в окне Добавление таблиц и нажатия кнопки Добавить;

- в таблице ФИО выделим поле «Отдел», и двойным щелчком левой кнопки мыши отправим его в бланк запроса. Аналогичным образом поместим в бланк запроса поле «Фамилия». Из таблицы ОТДЕЛЫ поместим в бланк запроса поле «Рабочий телефон», а из таблицы КОНТАКТЫ - поля«Домашний адрес» и «Домашний телефон»;

- в бланке запроса щелкним левой кнопкой мыши в строке Сортировка столбца Отдел. Нажимаем кнопку со стрелкой и выберем способ сортировки По возрастанию (Рис. 6).

 

Рис.6. Окно построения запроса на выборку данных из взаимосвязанных таблиц в режиме Конструктора.

 





sdamzavas.net - 2019 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...