СТВОРЕННЯ БАЗИ ДАНИХ

На початковому етапі роботи з базами даних, доцільно підготувати структури таблиць бази даних. У структурі таблиці слід чітко визначити назви полів, які дані будуть в цьому полі і т.д.

Для створення бази даних відкриваємо Access і у вікні запрошення встановлюємо перемикач у положення "Новая база данных", потім натискаємо кнопку Ok. Появиться вікно Файл нової бази даних, у якому вказуємо ім’я файлу бази даних.

Відкриється вікно бази даних. У ньому перераховані такі способи створення таблиць: створення в режимі конструктора, створення з допомогою майстра таблиці, створення шляхом введення даних. Створивши структуру таблиці, її відкривають для заповнення даних.

Кожна таблиця бази даних повинна містити одне або декілька полів, які ідентифікують кожен запис в таблиці. Вони допоможуть швидко віднайти і зв’язати між собою дані із різних таблиць з допомогою запитів, форм і звітів. Це поле називається ключовим. Якщо для таблиці позначені ключові поля, то Access запобігає дублюванню або вводу порожніх значень в ключові поля. Отже, у ключовому полі не може бути повторів.

Найбільш простим є вибір ключовим полем поля типу лічильник. Якщо в таблиці такого поля не має, то при закритті структури таблиці, програма запропонує автоматично створення ключового поля лічильник.

Якщо таблиці містить поле, яке має унікальні значення, які не повторюються, то його можна зробити ключовим.

У випадках, коли гарантувати унікальність кожного поля не можливо, існує можливість створити ключ з декількох полів. Таке трапляється, коли таблиці пов'язані між собою зв’язком.

Для створення ключового поля, його слід виділити і викликати у контекстному меню пункт "Ключевое поле".

РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ

Одним із методів роботи з таблицями в базі даних є використання контекстного меню. Кожна таблиця має декілька контекстних меню. Зокрема, контекстне меню стовпців, рядків, таблиці, окремої клітинки та заголовку таблиці.

Для виведення на екран будь-якого з цих меню потрібно виділити відповідний об’єкт, а потім клацнути по ньому правою кнопкою миші.

Розглянемо контекстне меню стовпців. Для цього виділяємо потрібне поле і клацнемо правою кнопкою миші.

Режим пошуку вказаного фрагменту тексту здійснюється командою ”Найти”або „Правка”/”Найти” віконного меню. Ця команда відкриває доступ до вікна діалогу „Поиск и замена”.

В поле„Поиск” цього вікна необхідно ввести слово або фразу, яку шукаємо. В списку"Просмотр" потрібно вказати, в якому напрямі слід проводити пошук: вперед (від курсору до початку тексту), назад (від курсору до кінця тексту) або у всьому тексті. Для ігнорування у процесі пошуку різниці між великими та малими буквами необхідно вимкнути опцію"С учетом регистра". Для заміни одних даних іншими виконують в полі "Замена"цього ж меню.

Сортування може бути як за зростанням (за алфавітом), так і за зменшенням чисел (проти алфавіту). Виконати сортування можна командою "Сортировка по возрастанию"або "Сортировка по убыванию" контекстного меню, з допомогою панелі інструментів або командою віконного меню "Записи".

Команда "Ширина столбца... " контекстного меню дозволяє встановити на екрані необхідну ширину вибраного поля.

Команда "Закрепить столбцы" закріплює виділені стовпці з лівого боку екрана, перешкоджаючи їм вийти за край екрана при прокручуванні.

Команда "Скрыть столбцы" приховує виділені стовпці. На екрані вони стають невидимими. Для відновлення на екрані схованих стовпців у контекстному меню таблиці необхідно виконати команду "Отобразить столбцы".

Команда "Переименовать столбец" дозволяє змінити ім’я виділеного поля безпосередньо у відкритій таблиці. Цю команду потрібно застосовувати дуже акуратно, оскільки це може вимагати зміни тих дій, які мали посилання на старе ім’я поля.

При виконанні команди "Добавить столбец" всі стовпці таблиці, починаючи з виділеного, зсуваються, а на місце виділеного вставляється порожній стовпець з іменем Поле 1. Потім йому можна надати конкретне ім’я і заповнити відповідними даними.

Команду "Удалить столбец" використовують для знищення в таблиці виділеного стовпця. Команда потребує підтвердження знищення.

Команду "Столбец подстановок" використовують для виклику програми Майстер підстановок, яка використовується для встановлення зв’язку між таблицями.

Команди копіювання, вирізки та вставки аналогічна до інших програм пакету Office.

Всі ці команди можна виконати і з допомогою команди Формат віконного меню.

З допомогою контекстного меню рядків можна змінити висоту рядка, вирізати, скопіювати дані.

Контекстне меню таблиці викликають клацнувши правою кнопкою мишки в рядку заголовку.

З допомогою команди "Конструктор"цього меню можна викликати конструктор структури таблиці для його зміни.

Команда "Сводная таблица"дозволяє побудувати зведену таблицю, аналогічно до побудови зведених таблиць в Excel.

Команда "Сводная диаграмма"дозволяє побудувати діаграму на основі виділених даних, аналогічно до побудови діаграм в Excel.

Для відновлення на екрані схованих стовпців у контекстному меню таблиці необхідно виконати команду "Отобразить столбцы".

Може виникнути потреба вибрати із таблиці лише ті дані, значення яких цікавить користувача. Така процедура називається фільтрацією даних. Для цього вибирають в контекстному меню таблиці команду "Фильтр" або команди "Фильтр" віконного меню "Записи". У таблиці поруч з назвами полів з'являться маленькі піктограми зі стрілками. Клацніть по одній з цих стрілок і на екрані з'явиться меню з переліком значень даного поля. Виберіть одне значення з цього переліку. У списку залишаться тільки ті елементи, у яких значення даного поля збігається з обраним.

Для зміни шрифту можна виконати команду контекстне меню таблиці або вибрати команду “Формат"/"Шрифт”. На екрані з’явиться діалогове вікно “Шрифт”. У новому вікні можна вибрати вид шрифту із запропонованого списку (Arial, Times New Roman і т.ін.), розмір (кегль) шрифту, стиль (можна вибрати звичайний, курсив, напівжирний, напівжирний курсив).