Використання форм в Access
Форми в СУБД Microsoft Access використовуються для виведення значень таблиць у вигляді, що відповідає вимогам поставленої задачі, а також для редагування, додання значень у форму.
Принципи використання форм:
· Форми можуть відображати тільки один запис за один раз, звичайно у простому форматі;
· Форми можуть відображати як поля, що можна редагувати, так і незмінні поля;
· Форми можна розробити схожими на звичайні паперові бланки;
· Форми дозволяють змінити порядок дотримання полів, щоб полегшити введення даних;
· Форми можуть містити дані з декількох таблиць;
· Форми можуть містити графіки і діаграми;
Форми дозволяють автоматизувати задачі введення і створювати меню користувача.
Додаткові можливості форм полягають у тому, що на формі можна зручно розташувати:
• поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;
• елементи керування: кнопки, перемикачі тощо.
• Надписи, заголовки форми;
• обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;
• закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках);
• підпорядковані форми тощо.
32. Звіти та їх призначення.
Звіт призначається для формування документів, що містять результати виконання завдань
у середовищі бази даних, і виведення їх на друк.
Для створення звіту в головному вікні бази даних на вкладинці Звіти вибирають
потрібний режим — конструктора, автозвіту або майстра. Процес побудови звіту за допомогою
майстра схожий на процес створення форми, який було розглянуто раніше. У діалоговому вікні
Створення звіту серед переліку існуючих таблиць вибирають таблиці, на основі яких будується
звіт, вносять потрібні поля у список Обрані поля, визначають необхідність упорядкування,
вибирають макет та стиль звіту.
Результатом створення звіту є документ, який містить обрані поля. Відомості, що
відображаються у звіті, залежать від того, що знаходиться в момент відкриття звіту в таблицях
бази даних. Тобто звіт відбиває поточні дані з таблиць.
33. Операції над таблицями в Access: вирізання, копіювання, вставка з буфера обміну, видалення, перейменовування, зберігання під новим ім’ям. Особливості копіювання таблиць.
34. Основні об"єкти Access та їх призначення.
Microsoft Access працює з об'єктами шести типів: таблицями, формами, запитами, звітами, модулями, макросами.
Таблиці
Таблиця – двовимірна таблиця, яка використовуються для зберігання даних у реляційних базах даних. Дані зберігаються в записах, які складаються з окремих полів. Кожна таблиця містить інформацію про сутності певного типу (наприклад, товарах).
Крім даних, таблиці Access містять:
інформацію про зовнішній вигляд таблиці (шрифти для відображення текстових даних, ширину стовпців, кольори і фон тощо);
інформацію про властивості таблиці як цілого (зв'язки між полями таблиць, ключові поля тощо);
інформацію про властивості полів.
Запити
Запит - засіб для відбору даних, що задовольняють певним умовам. За допомогою запитів можна вибрати з бази даних необхідну інформацію.
Форми
Форма – засіб, який дозволяє спростити процес уведення або зміни даних у таблицях БД, що забезпечує введення даних.
Форми створюються з набору окремих елементів управління.
Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення й виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.
Форма надає можливості для:
· уведення й перегляду інформації бази даних;
· зміни даних;
· друку;
· створення повідомлень.
Звіти
Звіт - засіб, який дозволяє добути з бази потрібну інформацію та представити її у вигляді, зручному для сприйняття, а також підготувати її для друку.
У сучасних СУБД звіти можуть бути виведені на екран, принтер або вихідний файл для наступної передачі даних. Крім того, у СУБД Access останніх версій включений спеціальний об'єкт — Страницы —, що дозволяє розміщати вихідні дані на Web-Сторінках. Процес створення звітів подібний створенню форм.
Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися обчислені за вихідними даними значення, наприклад підсумкові суми.
Звіти й форми Access мають багато спільного. Однак, на відміну від форм, звіти не призначені для введення й виправлення даних у таблицях. Вони дозволяють лише переглядати й друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Хоча у звітах можна використовувати такі ж елементи управління для зазначення стану перемикачів, прапорців і списків.
Макроси і код
Макрос - набір макрокоманд, який створюється користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.
Модуль - об'єкт, що містить програми, написані мовою Visual Basic і які застосовуються в деяких випадках для обробки даних.
35. Особливості роботи з таблицями Access.
В Microsoft Access існують чотири режими роботи з таблицями:
- режим Таблиці;
- режим Конструктора;
- режим Зведеної таблиці;
- режим Зведеної діаграми.
У режимі Таблиці здійснюється робота з даними, що знаходяться в таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування і т.п.
В режимі Конструктора створюється або модифікується структура таблиці, тобто задаються імена полів, таблиці і їх типи, поля описуються, задаються їх властивості.
У режимах Зведеної таблиці і Зведеної діаграми зручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їх уявлення.
Існує також додатковий режим - режим Попереднього перегляду, який дозволяє побачити розташування даних на листі перед здійсненням друку таблиці.
Новий режим - Зведеної таблиці - дозволяє представляти табличні дані в зручнішому і досяжному вигляді. Зведена таблиця дозволяє групувати, підсумовувати або якимсь іншим чином обробляти дані із звичайної таблиці Access. Цей режим є з одного боку аналогом зведених таблиць в Excel, а з іншого боку - розвитком вже давно використовуваних в Access перехресних запитів.
Режим Зведеної діаграми тісно пов'язаний із зведеною таблицею. Це просто графічне представлення зведеної таблиці. У попередніх версіях Access діаграми могли використовуватися тільки в звітах. Тепер вони стали динамічними, і є можливість створювати ці діаграми і управляти ними в інтерактивному режимі прямо на екрані монітора. Проте хоча можна створити зведену таблицю для звичайної таблиці Access, на наш погляд, найбільш ефективний цей режим для запитів і форм. Таблиці Access, якщо вони правильно спроектовані, як правило, не бувають складними. А ось запити і форми зазвичай збирають інформацію з різних таблиць. І тому саме для аналізу цих даних зручно створювати зведені таблиці і діаграми.
|