Використання форм в Access

Форми в СУБД Microsoft Access використовуються для виведення значень таблиць у вигляді, що відповідає вимогам поставленої задачі, а також для редагування, додання значень у форму.

Принципи використання форм:

· Форми можуть відображати тільки один запис за один раз, звичайно у простому форматі;

· Форми можуть відображати як поля, що можна редагувати, так і незмінні поля;

· Форми можна розробити схожими на звичайні паперові бланки;

· Форми дозволяють змінити порядок дотримання полів, щоб полегшити введення даних;

· Форми можуть містити дані з декількох таблиць;

· Форми можуть містити графіки і діаграми;

Форми дозволяють автоматизувати задачі введення і створювати меню користувача.

Додаткові можливості форм полягають у тому, що на формі можна зручно розташувати:

• поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;

• елементи керування: кнопки, перемикачі тощо.

• Надписи, заголовки форми;

• обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;

• закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках);

• підпорядковані форми тощо.

32. Звіти та їх призначення.

Звіт призначається для формування документів, що містять результати виконання завдань

у середовищі бази даних, і виведення їх на друк.

Для створення звіту в головному вікні бази даних на вкладинці Звіти вибирають

потрібний режим — конструктора, автозвіту або майстра. Процес побудови звіту за допомогою

майстра схожий на процес створення форми, який було розглянуто раніше. У діалоговому вікні

Створення звіту серед переліку існуючих таблиць вибирають таблиці, на основі яких будується

звіт, вносять потрібні поля у список Обрані поля, визначають необхідність упорядкування,

вибирають макет та стиль звіту.

Результатом створення звіту є документ, який містить обрані поля. Відомості, що

відображаються у звіті, залежать від того, що знаходиться в момент відкриття звіту в таблицях

бази даних. Тобто звіт відбиває поточні дані з таблиць.

33. Операції над таблицями в Access: вирізання, копіювання, вставка з буфера обміну, видалення, перейменовування, зберігання під новим ім’ям. Особливості копіювання таблиць.

34. Основні об"єкти Access та їх призначення.

Microsoft Access працює з об'єктами шести типів: таблицями, формами, запитами, звітами, модулями, макросами.

Таблиці

Таблиця – двовимірна таблиця, яка використовуються для зберігання даних у реляційних базах даних. Дані зберігаються в записах, які складаються з окремих полів. Кожна таблиця містить інформацію про сутності певного типу (наприклад, товарах).

Крім даних, таблиці Access містять:

інформацію про зовнішній вигляд таблиці (шрифти для відображення текстових даних, ширину стовпців, кольори і фон тощо);

інформацію про властивості таблиці як цілого (зв'язки між полями таблиць, ключові поля тощо);

інформацію про властивості полів.

Запити

Запит - засіб для відбору даних, що задовольняють певним умовам. За допомогою запитів можна вибрати з бази даних необхідну інформацію.

Форми

Форма – засіб, який дозволяє спростити процес уведення або зміни даних у таблицях БД, що забезпечує введення даних.

Форми створюються з набору окремих елементів управління.

Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення й виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.

Форма надає можливості для:

· уведення й перегляду інформації бази даних;

· зміни даних;

· друку;

· створення повідомлень.

Звіти

Звіт - засіб, який дозволяє добути з бази потрібну інформацію та представити її у вигляді, зручному для сприйняття, а також підготувати її для друку.

У сучасних СУБД звіти можуть бути виведені на екран, принтер або вихідний файл для наступної передачі даних. Крім того, у СУБД Access останніх версій включений спеціальний об'єкт — Страницы —, що дозволяє розміщати вихідні дані на Web-Сторінках. Процес створення звітів подібний створенню форм.

Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися обчислені за вихідними даними значення, наприклад підсумкові суми.

Звіти й форми Access мають багато спільного. Однак, на відміну від форм, звіти не призначені для введення й виправлення даних у таблицях. Вони дозволяють лише переглядати й друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Хоча у звітах можна використовувати такі ж елементи управління для зазначення стану перемикачів, прапорців і списків.

Макроси і код

Макрос - набір макрокоманд, який створюється користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.

Модуль - об'єкт, що містить програми, написані мовою Visual Basic і які застосовуються в деяких випадках для обробки даних.

35. Особливості роботи з таблицями Access.

В Microsoft Access існують чотири режими роботи з таблицями:

• режим Таблиці;
• режим Конструктора;
• режим Зведеної таблиці;
• режим Зведеної діаграми.

У режимі Таблиці здійснюється робота з даними, що знаходяться в таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування і т.п.

В режимі Конструктора створюється або модифікується структура таблиці, тобто задаються імена полів, таблиці і їх типи, поля описуються, задаються їх властивості.

У режимах Зведеної таблиці і Зведеної діаграми зручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їх уявлення.

Існує також додатковий режим - режим Попереднього перегляду, який дозволяє побачити розташування даних на листі перед здійсненням друку таблиці.

Новий режим - Зведеної таблиці - дозволяє представляти табличні дані в зручнішому і досяжному вигляді. Зведена таблиця дозволяє групувати, підсумовувати або якимсь іншим чином обробляти дані із звичайної таблиці Access. Цей режим є з одного боку аналогом зведених таблиць в Excel, а з іншого боку - розвитком вже давно використовуваних в Access перехресних запитів.

Режим Зведеної діаграми тісно пов'язаний із зведеною таблицею. Це просто графічне представлення зведеної таблиці. У попередніх версіях Access діаграми могли використовуватися тільки в звітах. Тепер вони стали динамічними, і є можливість створювати ці діаграми і управляти ними в інтерактивному режимі прямо на екрані монітора. Проте хоча можна створити зведену таблицю для звичайної таблиці Access, на наш погляд, найбільш ефективний цей режим для запитів і форм. Таблиці Access, якщо вони правильно спроектовані, як правило, не бувають складними. А ось запити і форми зазвичай збирають інформацію з різних таблиць. І тому саме для аналізу цих даних зручно створювати зведені таблиці і діаграми.