Главная Обратная связь

Дисциплины:






Разработка БД в MS Access 2007



 

Процесс разработки БД в среде MS Access сводится к выполнению следующей последовательности действий:

1. Создание таблиц;

2. Создание связей между таблицами;

3. Первичное наполнение данными;

4. Создание запросов к данным:

5. Визуализация данных;

6. Организация возможности вывода на печать требуемой информации;

7. Создание единой системы управления БД (главная кнопочная форма).

Для того, чтобы в соответствии со спроектированной моделью базы данных, в среде СУБД Access создать таблицы и наполнить их данными сначала необходимо запустить Access. Для этого нажимаем кнопку «Пуск», выбираем пункт «Все программы» Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 (рис. 3).

Рис. 3. Запуск приложения MS Access2007

В результате чего на экране появится окно, показанное на рис. 4. В отрывшейся программе выбираем «Новая база данных».

Открывается окно «Файл новой базы данных», в котором вводится название файла и место его размещения.

Рис. 4. Запуск приложения MS Access2007

Создаем таблицы в режиме «Конструктор таблиц» (рис. 5).

Рис. 5. Создание таблицы в режиме Конструктор

 

В открывшемся окне задаются имена полей, затем указываются типы данных этих полей.

Задаем ключевое поле, для этого нажимаем кнопку «Ключевое поле». Указываем тип данных этого поля – «счетчик». На закладке «Общие» указываем размер поля. В колонку «Описание» можно не вводить информацию.

После заполнения таблицы в режиме конструктора ее необходимо сохранить, для этого нажимаем кнопку «сохранить» и вводим название таблицы – «Товар».

Рис. 6. Сохранение таблицы Товар

Рис. 7. Создание таблицы Товар

 

Аналогичным образом создаем и все остальные таблицы.

Рис. 8. Создание таблицы Поставка

 

Рис. 9. Создание таблицы Производитель

 

Рис. 10. Создание таблицы Поставщик

МАСТЕР ПОДСТАНОВКИ

Мастер подстановки используется для облегчения ввода данных в таблицу. В списке «Тип данных» режима «Конструктор» того поля таблицы, данные для которого можно посмотреть в другой таблице, выбираем строку «Мастер подстановок». Он поможет автоматически вносить в таблицу данные, которые хранятся в других таблицах. Вызов мастера подстановки оправдан тогда, когда вместо данных вносится код. В таблице «Продажа» можно вместо кода установить список выбора данных из таблиц-оригиналов. Для этого воспользуемся мастером: - откроем таблицу «Продажа» в режиме «Конструктор»; - в столбце Тип данных напротив имени поля КодТовара из списка выбираем пункт «Мастер подстановки», появляется окно «Создание подстановки»; - отмечаем» Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса». Нажимаем на кнопку «Далее»; - указываем таблицу, из которой будут взяты данные вместо кодов, «Далее»; - на следующем шаге производится отбор полей которые должны отображаться в столбце подстановки. Само поле кода также следует выбрать, так как оно является связующим между двумя таблицами. Отбор полей производится из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля» с помощью кнопок, расположенных между окнами; после отбора нажимаем кнопку «Далее» и переходим на 4 шаг работы мастера; здесь устанавливается порядок сортировки записей по возрастанию или убыванию; по окончании сортировки нажимаем кнопку «Далее» для перехода на 5 шаг; на этом шаге устанавливается вид отображения столбца подстановки; установкой флажка в строке «Скрыть ключевой столбец (рекомендуется)» исключается столбец ключевого поля. - кнопка «Далее» переводит мастер на 6 шаг. Здесь выбираем поле, значение которого должно заноситься в БД. В последнем шаге надо задать требуемую подпись столбца или согласиться с предложенной по умолчанию и нажать кнопку «Готово»; - результат данной операции можно увидеть только в режиме «Таблица». После данной замены в режиме таблицы вместо записи кода будет стоять поле со списком, выбор данных из которого приведет к более понятному виду. Замена кодов на более понятную информацию выполняется только для пользователя. Для базы данных существуют только коды.



Схема данных

Для создания связей между таблицами необходимо переключить главное меню в режим «Работа с базами данных» и отыскать команду «Схема данных». В открывшееся поле «Схема данных» необходимо внести таблицы (рис. 12) для этого в пустом месте диалогового окна щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду «Добавить таблицу».

Рпс.12. Добавление таблиц в схему данных

В появившемся окне дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по таблицам, которые необходимо добавить и закрыть окно «Добавление таблицы». Создание связей между таблицами осуществляется следующим образом. В подчиненной таблице необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по первичному ключевому полю и, не отпуская кнопку мыши перетащить курсор в главную таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над одноименным полем (внешним ключом главной таблицы). После этого на экране появится диалоговое окно «Изменение связей» (рис. 13), в котором для создания связи следует установить флажок «Обеспечение целостности данных».

Рис.13. «Изменение связей»

При установке флажков «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей» будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах.

После установки всех связей вид окна получится примерно, таким как на рис. 14.

Рис 14. Схема данных

После назначения связей между таблицами можно перейти к первичному наполнению данными таблиц. Для этого на имени таблицы необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши и переключить таблицу в режим «Таблица». В этом режиме заполняем таблицы.

Рис. 15. Заполнение таблицы Производитель

 

Рис. 16. Заполнение таблицы Товар

 

Рис. 17. Заполнение таблицы Поставщик

Рис. 18. Заполнение таблицы Поставка

 

В соответствии со схемой данных таблицы «Продажа» и «Поставка» условно можно назвать главными, а остальные таблицы вспомогательными. При заполнении таблиц сначала заполняются вспомогательные таблицы и в последнюю очередь главные. В процессе заполнения главных таблиц в полях «Код поставщика», «Код производителя» и «Код товара» можно вносить такие значения кодов, которые есть в соответствующих таблицах «Товар» и «Поставщик», «Производитель».

Итак, созданные таблицы и установленные между ними связи позволили решить первую поставленную задачу - хранение информации о проданных и поставленных в магазин товарах.

ЗАПРОСЫ

Решение большинства поставленных задач возможно с использованием запросов.

Запрос - это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Запросы выбирают из базы данных информацию, которая в данный момент интересует пользователя. Результат такого запроса представляет собой новую таблицу, в которой содержится только нужная информация.

Для создания запросов в MS Access необходимо в верхнем меню выбрать режим «Создание».

Существует три основные возможности создания запросов: с помощью «Мастера», «Конструктора» и на основе макроса. Наиболее широкие возможности работы с запросами дает режим создания запросов в режиме «Конструктор». Для вызова этого режима необходимо щелкнуть по команде «Конструктор запросов». В результате на экране появится основное окно создания запросов и окно «Добавления таблиц» - В последнем необходимо выбрать таблицы, содержащие поля, участвующие в запросе и добавить их в окно «Запрос». Для решения первой поставленной задачи (Поиск товаров по производителю) построим простой запрос на выборку. В этом запросе необходимы две таблицы, содержащие поля «Название товара» и «Название производитель». Эти поля содержат таблицы «Товар» и «Производитель», соответственно из них и будут выбираться данные для поиска. В окне «Добавление таблиц» (рис. 19) необходимо выбрать интересующие таблицы (двойной щелчок левой кнопкой мыши по имени таблицы) и щелкнуть по кнопке «Закрыть».

Рис. 19. Добавление таблиц в запрос

Выбранные таблицы появится в поле «Запрос 1». Из таблиц необходимо выбрать только нужные поля. Для этого дважды щелкаем левой кнопкой мыши по полю «Название товара» и «Название Производителя». Эти поля автоматически появятся в нижней части окна «Запрос 1» (Рис. 20).

Рис. 20. Создание запроса в режиме «Конструктор»

Для проверки работоспособности созданного запроса в верхнем меню следует выбрать режим «Конструктор» и отыскать кнопку «Выполнить», которая имеет вид восклицательного знака. Сохранить запрос с именем «Перечень товаров». Окно сохранения запроса можно вызвать, щелкнув правой кнопкой мыши по закладке «Запрос 1» и выбрать команду «Сохранить».

Созданный запрос позволяет выводить на экран список производителей и всех товаров, принадлежащих ему (Рис. 21).

Рис. 21. Запроса «Перечень товаров»

Кроме этого для расширения функциональности БД разработаем запрос выполняющий поиск товаров на основе ввода производителя (запрос с параметром). Для этого создадим запрос такой же, как и предыдущий. Сохраним его с именем «Поиск по производителю» и в свойствах запроса укажем «Условие отбора». Для этого в соответствующем поле введем строку [Введите: производителя товара]. И проверим работоспособность созданного запроса. На экране появится диалоговое окно с заголовком «Введите: производителя товара» (Рис. 22).

Рис. 22. Диалоговое окно запроса с параметром

Введем любого, присутствующего в БД (ввод следует вводить в точности, так как это сделано в таблице) и на экране появится таблица, в которой перечислены все товары производителя, который был введен ранее (Рис. 23).

Рис. 23. Запрос с параметром «Поиск по производителю»

 

Вычисление стоимости всех товаров, поставленных в магазин и проданных в магазине можно реализовать с помощью запросов выполняющего вычисления. Начало создания запроса ни чем не отличается от простого запроса на выборку. Добавляем в запрос поля «Название товара», «КоличествоТовараПродажи», «ЦенаТовараПродажи», из таблиц «Продажа» и «Товар».

Как и в первом случае при создании простого запроса на выборку переключаем верхнее меню в режим «Создание» и выбираем команду «Мастер запросов». Указываем опцию «Простой запрос» и переходим к следующему шагу. В новом окне в списке «Таблицы и запросы» (источник данных) поочередно выбираем таблицу «Товар» и таблицу«Продажа». Из области «Доступные поля» в область «Выбранные поля» переносим интересующие поля таблиц (рис. 24), после чего нажимаем кнопку «Готово».

Рис. 24. Создание запроса в режиме «Мастер запросов»

Для определения стоимости всех поставленных одинаковых товаров необходимо в создаваемом запросе создать вычисляемое поле, в которое должен помещаться результат произведения значений из полей «КоличТовараПоставки» и «ЦенаТовараПоставки». Чтобы создать вычисляемое поле следует установить курсор мыши в первый свободный столбец строки «Поле» в области свойств запроса, после чего нажать сочетание клавиш «Ctrl»+«F2». На экране появится построитель выражение, в котором необходимо записать формулу, по которой будет происходить вычисления (рис. 25).

Рис. 25. Построитель выражений

Для завершения работы щелкаем по кнопке «OK». В результате в зоне свойств запроса появится новый столбец содержащий следующую запись:

Выражение1:[Поставка]![КоличТовараПоставки]*[Поставка]![ЦенаТовараПоставки]. В ней необходимо слово «Выражение1» заменить на «СуммаПоставки». Результат выполнения этого запроса показан на рис. 26.

Рис. 26. Запрос «СтоимостьПоставки»

Для вывода информации о каждом товаре одной записью выполним групповые операции (Рис. 27).

Рис. 27. Групповые операции

Сохраняем этот запрос с именем «СтоимостьПоставки». Аналогично создаем запрос «СтоимостьПродажи» (Рис. 27).

Рис. 28. Запрос «Стоимость продажи»

Создание запроса с условием «Вывести все товары, остаток которых в магазине меньше 20» осуществляется следующим образом. Создается простой запрос на выборку с помощью конструктора. Выбираются интересующие поля, в данном случае это: «Название товара», «Sum-КоличТовараПоставки» и «Sum-КоличТовараПродажи». Создаем вычисляемое поле, в котором находим разность между количеством поставленного товара и проданного товара. Затем в режиме «Конструктор» в области свойств для столбца «Остаток» в строке «Условие отбора» вводим условие «<20» (рис. 29).

Рис. 29. Создание запроса с условием

Сохраняем запрос с именем «КоличествоМенее20» и проверяем его работоспособность (рис. 30)

Рис. 30. Запрос «КоличествоМенее20»

СОЗДАНИЕ ФОРМ

Формы в MS Access служат создания возможности отображать данные на экране в удобном для пользователя виде. Использование визуальных форм облегчает процесс ввода новых данных и удаления существующих.

Существует две возможности их создания: с помощью мастера и с помощью конструктора. При работе в среде MS Access удобно для создания простых визуальных форм использовать режим «Мастер». В случае необходимости размещения на формах сложных элементов управления всегда можно созданную форму увидеть в режиме «Конструктор» и выполнить над ней необходимые действия.

В соответствии с требованиями, к разрабатываемой БД и построенной схеме данных для пользователя удобно представить данные из таблиц «Производитель», «Поставщик» и «Товар» на отдельных справочных визуальных формах с возможностью внесения изменений в эти таблицы. Для таблиц «Продажа» и «Поставка» необходимо разработать отдельные формы содержащие элементы управления вызывающие на экран справочные формы БД. Кроме этого в заданной постановке задачи оказывается, что для заполнения таблицы «Продажа» (в режиме таблица или с помощью визуальной формы) необходимо знать коды, присвоенные конкретным товарам и поставщикам. Этот нюанс требует от пользователя всегда обращаться к соответствующим таблицам с целью уточнения кода, что приводит к росту времени затрачиваемому на внесение дополнительных данных. Для исключения этой проблемы предлагается на форму «Продажа» поместить выпадающий списки, содержащие названия товаров и поставщиков, связанные с соответствующими таблицами. Такой подход позволит всю работу, связанную с присвоением кодов для всех записей переложить на MS Access и ускорить работу с БД.





sdamzavas.net - 2020 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...