Главная Обратная связь

Дисциплины:






Особенности процесса контроля



Лекция. Контроль в процессе управления

Сущность и содержание контроля

Контрольэто процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа.

Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Контроль представляет собой непрерывный процесс, направленный на достижение целей и задач организации (предприятия), который способствует не только обнаружению, но и устранению возникающих в управлении проблем.

Контроль является одним из этапов, составным элементом, обязательным условием процесса управления, а также одной из важнейших функций управления.

Контроль в управлении объективно необходим для успешного функционирования организации как системы, так как его отсутствие приводит к самым непредвиденным социально-экономическим последствиям.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Объединение планирования и контроля в единую систему управления называется контроллингом (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (схема). Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

 

 


Основные концепции контроля

 
 

 

 


Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности.

Контроль реализации решения и плана предназначен для получения информации о ходе и качестве реализуемого процесса управления, выработки и осуществления своевременного управляющего воздействия в случае, если или ход, или качество управленческого процесса, или то и другое вместе не будут соответствовать плану.

  ПЛАН  
Целью, конечным результатом контроля является выработка и осуществление эффективного управляющего воздействия, которое должно свести к нулю, исключить отклонение от плана.

 

 

Управляющее

воздействие

 
 

 


Информация

о ходе

и качестве

реализации

 

 


Содержаниеконтрольной деятельности или контроля определяет система задач контроля.

Для того чтобы выработать управляющее воздействие, необходимо убедиться по каким причинам получаемые результаты и сроки завершения операций не соответствуют запланированным. Причем выяснение таких причин должно осуществляться не случайным образом («на глазок») или субъективно, а в оптимально выбранных точках контроля результатов проверки состояния деятельности, по значениям определенных и контролируемых параметров.



Первой задачей контроля является проверка значений контролируемых параметров в определенных точках контроля.

Второй задачей контроля является выработка управляющего воздействия с учетом значений проверенных параметров и выясненных причин их несоответствия запланированным.

Третьей задачей контроляявляется утверждение выработанного управляющего воздействия у руководителя, для того, чтобы управляющее воздействие (решение или план) приобрели юридическую силу.

Четвертой задачей контроляявляется осуществление управляющего воздействия, то есть исполнение, утвержденного решения или плана.

Особенности процесса контроля

Первой особенностью процесса контроляявляется то, что система контроля и целевая группа контроля создаются заблаговременно на этапах выработки решения, планирования и организации предстоящей деятельности.

Вторая особенность состоит в том, что в процесс контроля входит и непосредственное воздействие на объект управления и весь процесс управления с целью обеспечения эффективной деятельности.

2. Классификация современных видов контроля в управлении

В пpоцессе управления системой, организацией (страной, отраслью, регионом, предприятием или отдельным структурным подразделением) возникает множество непредусмотренных процедурой управления ситуаций и неопределенностей. Устранение возникающих ситуаций во многом зависит от системы контроля. Именно она дает основание судить о правильности принятого решения руководством по конкретной проблеме. И насколько необходима была корректировка ранее принятого решения.

Систему контроля за принятым решением можно подразделить на несколько видов контроля:

· предварительный;

· текущий;

· заключительный;

· с обратной связью;

· по стандартам;

· по показателям результативности;

· по показателям допустимых отклонений.

Деятельность руководителей, прежде всего, направлена на предупреждение возникновения возможных неопределенностей и критических ситуаций. Поэтому успех системы контроля зависит от правильности выбранного направления деятельности предприятия, наиболее предпочтительного для достижения поставленной цели.

Эффективность контроля зависит от многих факторов и, прежде всего, от временного аспекта, на стадии которого осуществляется предварительный, текущий и заключительный контроль, и диапазона контроля, предполагающего организацию контроля по всем фазам управленческой системы контроля (планирование, разработка оргструктур, мотивация и т.д.). В соответствии с данным выше делением системы контроля на отдельные виды контроля направленность и целесообразность проведения предварительного контроля продиктована следующими обстоятельствами:

Основная функцияпредварительного контроля - разработка процедур и правил поведения работников в процессе реализации принятых планов. Контроль обязательного выполнения этих правил как условия для всех работников во всех областях деятельности по управлению материально-сырьевыми, финансовыми ресурсами и живым трудом.

Предварительный контроль в управлении живым трудом (людьми) состоит в анализе деловых качеств работников, их профессионально-квалификационных качеств, необходимых для выполнения конкретных функциональных обязанностей.

Предварительный контроль в области управления материально-сырьевыми ресурсами предусматривает предварительный входной контроль всех материально-сырьевых ресурсов, поступающих на предприятие для осуществления производственной деятельности по действующим стандартам.

Предварительный контроль в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа финансового состояния через бюджет, который предусматривает предельные ассигнования по статьям затрат.

Текущий контроль осуществляется в процессе производственно-хозяйственной деятельности, по всей цепи иерархии управления и направлен на предупреждение возможных отклонений в производственном процессе и возможных трудностей.

В системе контроля важное место занимает система обратной связи, которая позволяет менеджерам всех уровней управления своевременно выявить непредвиденные ситуации и корректировать свои действия, чтобы максимально избежать нежелательных отклонений.

По мнению М.Мескона, все системы контроля обратной связи состоят из 5 главных элементов:

· имеют цели;

· используют внешние ресурсы;

· преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

· следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

· корректируют эти отклонения.

Заключительный контроль, в отличие от текущего, применяется по результатам производственной деятельности, когда продукция уже изготовлена и нужно только сравнить полученные результаты с требуемыми.

Для процесса контроля необходима разработка определенной процедуры, то есть выработка стандартов и критериев, анализ реальных результатов и корректирующих мер.

3. Критерии оценки эффективности в системе контроля

Оценка эффективности системы контроля направлена на достижение управленческих целей, поставленных предприятием, и производится по следующим фазам:

· стратегический контроль;

· контроль с ориентацией на результаты;

· контроль за соответствием контролируемому виду деятельности,

и критериям:

· справедливость;

· гибкость;

· простота;

· экономичность.

Стратегический контроль осуществляется исходя из разработанной предприятием концепции на перспективу и является достаточно сложным по отношению ко всему предприятию и может применяться к отдельным стратегическим областям его деятельности.

Контроль с ориентацией на результаты. Суть этого вида контроля состоит в том, чтобы своевременно реагировать на решение стоящих перед предприятием задач на основе собранной информации и действующих стандартов по всем функциям управления с целью принятия конкретных действий.

Контроль на соответствие делу. Данный вид контроля нацелен на объективную оценку и измерение наиболее важных действий менеджера по отдельным областям его деятельности.

Критерии системы контроля:

Регулярность и своевременность контроля. Эффективность контроля зависит от его регулярности, а главное - своевременности. Основной задачей контроля является устранение возникших частных проблем, прежде чем возникнут более серьезные проблемы общего характера.

Гибкость контроля. Контроль должен осуществляться применительно к происходящим в управлении реальным изменениям.

Простота контроля. Контроль должен быть максимально простым, так как простейшие методы контроля требуют меньших усилий по количеству привлекаемых специалистов для проведения контроля, а следовательно, более экономичны по затратам.

В структурных подразделениях разрабатываются свои системы контроля применительно к целям и задачам, решаемым предприятием с учетом специфики его функционирования.

Cуществует множество других методических подходов к организации контроля. Так, Дж. О'Шонесси со ссылкой на Ньюмэна предлагает три категории систем контроля:

1) Системы следящего контроля. Они близки системам с открытым контуром тем, что на основании некоторого нормативного прогноза – в том случае, если существует вероятность отклонения предсказанных результатов от цели или нормы, - предпринимается корректирующее действие;

2) контроль «да/нет». Здесь, для того чтобы приступить к работе на следующем этапе, необходимо одобрение работы, выполненной на предыдущем этапе, которое зависит от результатов контрольной проверки;

3) система контроля по результатам. После завершения работы, действия, цикла и т.д., их результаты сравниваются с установленными нормами.

Особое место в системе контроля занимает следящий метод контроля, который зиждется на определении:

1) перечня результатов, которые желательно получить;

2) нормативных прогнозов или предсказаний результатов путем экстраполяции современного состояния с целью выяснить достижимость желательных результатов;

3) набора индикаторов обратной связи для слежения за развитием процесса. Ньюмэн особо отмечает необходимость использования набора индикаторов, связанную с тем, что один индикатор может недостаточно полно охарактеризовать создавшуюся ситуацию или слишком поздно поднять тревогу;

4) норм по всем интересующим характеристикам;

5) соответствующего информационного потока;

6) оценки результатов и осуществлении корректирующего действия.

Система контроля не может функционировать изолированно, она прежде всего направлена на осуществление выполнения конкретных функций управления (планирование, производство, маркетинговая деятельность) и должно предусматривать интеграцию всех видов контроля.

4. Сущность концепции «Контроллинга»

В настоящее время контроллинг перерос все общепринятые толкования и превратился в систему управления предприятием. Термин зародился в Америке, в 70-е годы перекочевал в Западную Европу, а затем в начале 90-х в Россию и СНГ.

В определении термин объединяет две составляющие: контроллинг как философия и контроллингкак инструмент:

1) Контроллинг – это философия и образ мышления руководителей, ориентированные на эффективное использование ресурсов и развитие предприятия (организации) в долгосрочной перспективе.

2) Контроллинг – это ориентированная на достижение целей интегрированная система информационно-аналитической и методической поддержки руководителей в процессе планирования, контроля, анализа и принятия управленческих решений по всем функциональным сферам деятельности предприятия.

Контроллинг - это система взаимосвязи управленческих воздействий, посредством различных инструментов, на объекты управления с целью достижения максимальной эффективности деятельности.

Целевая задача контроллинга - построение на предприятии эффективной системы принятия, реализации, контроля и анализа управленческих решений.

Основные задачи контроллинга:

· Оптимизация управления организационной структурой компании.

· Организация эффективной системы учета операций и результатов.

· Внедрение систем планирования, контроля и анализа деятельности.

· Обеспечение мотивации персонала в повышении эффективности работы компании.

· Автоматизация систем учета и управления компанией.

Механизм решения задач

1) Планирование деятельности.

a) Разработка системы планирования.

б) Планирование доходов.

в) Планирование расходов:

- анализ структуры расходов и их классификация.

- создание центров затрат на базе подразделений предприятия.

- составление планов расходов по направлениям, по подразделениям.

- разработка платежного календаря.

г) Планирование финансовых результатов:

- определение плановой прибыли по направлениям деятельности.

- расчет ожидаемой суммы платежей в бюджет.

- разработка методики налогового планирования на предприятии.

- разработка сводного плана доходов и расходов.

- разработка сводного финансового плана.

2) Управленческий учет

а) Приведение учетной политики предприятия в соответствие требованиям управленческого учета.

б) Разработка методики оперативного учета затрат.

в) Разработка и внедрение системы управленческого учета по продуктам, бизнесам, направлениям деятельности.

3) Организация работы подразделений

а) Приведение организационной структуры в соответствие целям, задачам и функциям предприятия.

б) Разработка положений об организационной структуре и структурных подразделениях.

в) Разработка должностных инструкций.

г) Разработка системы показателей работы компании - подразделения - сотрудника.

д) Внедрение системы контроля и мотивации персонала:

- система внутреннего документооборота и отчетности.

- положение о стимулировании.

4. Разработка системы анализа показателей эффективности работы по подразделениям и по направлениям

a) Финансовые (экономическая эффективность, финансовая устойчивость, платежеспособность, уровень безубыточности, др.)

б) Работы с клиентами (качество продукта и удовлетворенность покупателя, доля рынка, динамика объемов реализации, цен, текучесть клиентской базы и пр.).

в) Уровня технологии и отражения производственного процесса.

г) Состояния внешней среды ведения бизнеса.

д) Качества персонала.

е) Динамики и тенденции изменения показателей.

ж) Отклонения от плановых показателей и анализ причин отклонений.

5. Организация работы финансово-экономической и контрольно-аналитической служб

Создание контрольно-аналитического подразделения обеспечивающего решение вопросов развития, текущего контроля и предоставления руководству наиболее объективной информации.

6. Автоматизация процессов управления

a) Планирование доходов и расходов, движения денежных средств.

б) Планирование предстоящих налоговых платежей.

в) Оперативное формирование сводок о текущем состоянии показателей деятельности предприятия.

г) Анализ финансовых показателей за период и план/фактных отклонений.

д) Внутренний документооборот и отчетность.

е) Комплексные и модульные автоматизированные системы управления предприятием, интегрированные с системой бухгалтерского учета.

Результатом внедрения контроллинга становится система, которая способствует повышению эффективности деятельности предприятия и позволяет:

· предвидеть результаты деятельности.

· планировать деятельность, с целью повышения эффективности использования ресурсов предприятия.

· своевременно получать точную информацию необходимую для принятия управленческих решений.

 





sdamzavas.net - 2020 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...