Главная Обратная связь

Дисциплины:






Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов



При работе с большими таблицами их полное отображение затрудняет воспри­ятие, поэтому возникает необходимость скрыть некоторые столбцы или строки. В EXCEL это можно сделать, создав иерархическую структуру таблицы.

Под термином «структурирование» подразумевается распределение данных по уровням иерархической структуры. Путем отмены (восстановления) отображе­ния отдельных уровней можно добиться представления на экране только необхо­димой информации. Структурирование позволяет значительно упростить работу с содержащимися в таблице данными. Разбиение на уровни структуры может выполняться как по горизонтали, так и по вертикали.

Автоматическое подведение итогов – это удобный способ быстрого обобщения и анализа данных в электронной таблице.

Для того чтобы иметь возможность автоматически подводить общие и промежуточные итоги, данные в таблице должны быть организованы в виде списка или базы данных.

Перед вычислением промежуточных итогов следует выполнить сортировку по тем столбцам, по которым будут подводиться итоги, для того чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.

Если данные в таблице организованы неправильно (не в виде списка), то EXCEL может не понять структуру таблицы и не создать промежуточных итогов.

При подведении итогов EXCEL автоматически создает формулу, добавляет строку или строки для записи промежуточных итогов и подставляет адреса ячеек данных.

Для одной и той же группы данных можно одновременно вычислять промежуточные итоги с помощью нескольких функций, а также вычислять вложенные или многоуровневые итоги.

Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении детальных данных.

При подведении промежуточных итогов автоматически могут быть вычислены: сумма, количество значений, среднее, максимум, минимум, произведение, количество чисел и др.

Для автоматического подведения итогов следует выполнить следующую последовательность действий:

1. Отсортировать список по столбцу, для которого необходимо вычислить промежуточные итоги;

2. Выделить какую-либо ячейку таблицы или требуемый диапазон;

3. Выполнить команду меню ДАННЫЕ→ИТОГИ;

4. В диалоговом окне ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ из списка ПРИ КАЖДОМ ИЗМЕНЕНИИ В: выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка;

5. Из списка ОПЕРАЦИЯ выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, например СУММА;

6. В списке ДОБАВИТЬ ИТОГИ ПО: выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги.

Итоги могут выводиться либо ниже исходных данных, либо выше, если в диалоговом окне ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ снят переключатель ИТОГИ ПОД ДАННЫМИ.



Команда ДАННЫЕ→ИТОГИ для одной и той же таблицы может выполняться многократно. При этом ранее созданные итоги могут как заменяться новыми, так и оставаться неизменными, если в диалоговой окне ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ снят переключатель ЗАМЕНИТЬ ТЕКУЩИЕ ИТОГИ.

Команда ДАННЫЕ→ИТОГИ используется для обобщения данных, которые находятся на одном рабочем листе, и в том случае, если эти данные расположены в смежных ячейках. Итоги выводятся на том же рабочем листе в структурированной таблице с исходными данными.

Если исходные данные расположены в несмежных ячейках или требуется подвести итоги по данным, расположенным на нескольких рабочих листах или в разных рабочих книгах (файлах), то выполняют консолидацию данных (см. ЛР№6), которая позволяет объединять данные из нескольких источников и выводить итоги в любой указанной пользователем области.

 

 





sdamzavas.net - 2020 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...