Главная Обратная связь

Дисциплины:






АНАЛИЗ И ОБОБЩЕНИЕ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ И ДИАГРАМ



Сводные таблицы EXCEL – вспомогательные таблицы, с помощью которых можно анализировать, объединять большие объемы данных, быстро проводить общие и промежуточные итоги, отбирать и обобщать только необходимые данные и изменять формулу их представления. Для графического отображения результатов наряду со сводной таблицей можно использовать диаграмму. На основе сводных таблиц можно строить диаграммы, наглядно отражающие представленные в них итоговые данные.

Для создания сводных таблиц можно использовать различные источники данных. По умолчанию наиболее часто используют таблицы EXCEL, организованные в виде списка или базы данных.

Кроме того, сводные таблицы можно создать:

· На основе таблиц, полученных в результате консолидации данных;

· На основе других сводных таблиц;

· На основе внешних источников данных.

 

Необходимым условием для создания сводной таблицы является наличие одной или нескольких таблиц, содержащих заголовки столбцов. Заголовки (метки) столбцов служат для создания в сводной таблице полей данных.

Создание и модификация сводных таблиц выполняются с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм, окно которого появляется на экране после ввода команды меню ДАННЫЕ→СВОДНАЯ ТАБЛИЦА.

Параметры сводной таблицы задаются в трех его диалоговых окнах. После вызова мастера появляется диалоговое окно МАСТЕР СВОДНЫХ ТАБЛИЦ И ДИАГРАММ — ШАГ 1 ИЗ 3, в котором ука­зываются источник данных для сводной таблицы и тип отчета — сводная таблица или диаграмма. Диаграмма строится автоматически на основе сводной таблицы. Во втором окне МАСТЕР СВОДНЫХ ТАБЛИЦ И ДИАГРАММ указывают диапазон ячеек, содержащий исходные данные. Если сводная таблица создается на основе таблицы EXCEL, организованной в виде списка или базы данных, а указатель мыши установлен внутри этой таблицы, то необходимый диапазон ячеек указывается автоматически. Кнопка ОБЗОР позволяет выбрать таблицу данных, находящуюся в другой рабочей книге. Третье окно МАСТЕР СВОДНЫХ ТАБЛИЦ И ДИАГРАММ предназначено для выбора ме­ста размещения сводной таблицы - на новом или на текущем листе. В случае размещения таблицы на текущем рабочем листе необходимо указать позицию ее левого верхнего угла.

После нажатия кнопки ГОТОВО будут отображены панель инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ и окно СПИСОК ПОЛЕЙ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ. На рабочем листе появятся области, в кото­рые следует поместить поля таблицы.

В область Страницпомещают поля, в которых необходимо произвести отбор нужных записей (фильтрацию). Область Страниц может оставаться незаполненной.

В областях Строк и Столбцовпомещают поля, которые должны быть представлены в сводной таблице.



В области Страниц, Строк и Столбцовкаждое поле может помещаться только один раз.

Рис.

 

Для того чтобы удалить поле из области построения следует перетащить кнопку соответствующего поля за пределы области сводной таблицы.

В область Данныхпомещают поля, по которым будут производиться вычисления с помощью одной из функций:

· Сумма (по умолчанию);

· Количество значений;

· Среднее;

· Максимум и др.

 

Для подведения итогов по одному и тому же полю с помощью нескольких функций это поле должно помещаться в область Данных несколько раз.

Для выбора функции и настройки параметров полей, помещенных в область Данных, следует дважды щелкнуть по нужному полю, а затем в диалоговом окне ВЫЧИСЛЕНИЕ ПОЛЯ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ выбрать нужную функцию (рис).

Рис.

 

В этом диалоговом окне можно также изменить формат представления результатов (кнопка ФОРМАТ) и выбрать функцию для выполнения дополнительных вычислений (кнопка ДОПОЛНИТЕЛЬНО >>) (рис).

Мастер сводных таблиц и диаграмм имеет режим макета, который является более удобным и быстрым при работе с большим объемом данных. Если при перетаскивании поля непосредственно в область данных рабочего листа туда перемещаются также все данные, связанные с этим полем, то в режиме макета вы­полняется только размещение кнопок полей, а относящиеся к ним данные не за­трагиваются.

Для перехода в режим макета в третьем диалоговом окне МАСТЕР СВОДНЫХ ТАБЛИЦ И ДИАГРАММ – ШАГ 3 ИЗ 3 следует нажать кнопку МАКЕТ, в результате чего будет открыто диалоговое окно МАСТЕР СВОДНЫХ ТАБЛИЦ И ДИАГРАММ – МАКЕТ (Рис. ).

Рис.

 

В данном окне определяется структура создаваемой таблицы. В центре окна рас­положены области Страница, Строка, Столбец и Данные. Все заго­ловки (метки) полей таблицы отображаются справа от перечисленных областей. В правой части окна расположены кнопки полей, по одной для каждого поля ис­точника данных. Структура сводной таблицы создается путем перетаскивания кнопок полей в одну из четырех областей макета. Завершив данную операцию, следует нажать кнопку ОК, чтобы закрыть окно макет и вернуться к третьему диалоговому окну мастера.

Сводные таблицы EXCEL являются гибким инструментом для обобщения, анализа и наглядного представления данных. Их можно модифицировать, добавлять новые поля, удалять существующие поля, изменять местонахождение полей.

При изменении данных в исходной таблице сводная таблица автоматически не обновляется. Чтобы обновить сводную таблицу, нужно выделить в ней любую ячейку и ПКМ щелкнуть по кнопке ОБНОВИТЬ ДАННЫЕ на панели инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ.

Для удаления всей сводной таблицы необходимо:

· Установить курсор в любую ячейку сводной таблицы;

· На панели инструментов СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ открыть список СВОДНАЯ ТАБЛИЦА;

· Выбрать команду ВЫДЕЛИТЬ→ТАБЛИЦА ЦЕЛИКОМ;

· Ввести команду меню ПРАВКА→ОЧИСТИТЬ→ВСЕ.

 

При удалении сводной таблицы исходные данные остаются без изменений.





sdamzavas.net - 2020 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...