Главная Обратная связь

Дисциплины:






Нумерация листов дела и составление заверительной надписи



Введение

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Целью работы является рассмотрение оформления дел в ОАО «БПО«Сибприбормаш».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть порядок оформления дел: нумерацию листов дела, составление заверительной надписи и внутренней описи документов дела, подшивку дел и оформление обложек дел;

- рассмотреть процесс оформления дел в ОАО «БПО«Сибприбормаш».

 

Глава 1 Теоретические основы по оформлению дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

· помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

· в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

· по объему дело не должно превышать 250 листов.

· при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

 

Нумерация листов дела и составление заверительной надписи.

Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.

Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Нумерацию листов производят в развернутом виде.

В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу.

Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.

Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.



Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.

Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.

Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или листы пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.

При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.

Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.

Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью мно­жительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне по­следнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или по­следнем чистом листе.

Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внут­реннюю сторону обложки книги, журнала.

В заверительной надписи указывают:

· номер дела, к которому составлена надпись;

· количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;

· количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+";

· номера литерных листов и пропущенные номера;

· номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграмма­ми, вырезками и т.п.;

· номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграмма­ми, вырезками и т.п.;

· номера листов-чертежей, фото и т.п.;

· номера конвертов с вложениями и количество вложений;

· номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими осо­бенностями;

· должность составителя с расшифровкой подписи;

· дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии и в составе дела отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соот­ветствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

 





sdamzavas.net - 2020 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...