Главная Обратная связь

Дисциплины:






Перевага електронного документообігу над паперовим документообігом



Актуальність дослідження

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

«4»

Мета роботи:дослідження особливостей створення та використання електронних документів, а також здійснення електронного документообігу.

«5»

Предмет дослідження:поєднання існуючої системи документообігу в установі та впровадження електронного документообігу на базі першої за допомогою програмного забезпечення.

Об'єкт дослідження:електронний документообіг: циркуляція документів в установі та передача документів з допомогою автоматизованих інформаційних систем, прийом та обробка за допомогою АІС вхідної документації тощо.

«6»

Поставлена мета визначила необхідність вирішення наступних завдань:

· ознайомлення із основним поняттям про електронного діловодства;

· аналіз особливостей загальної організації діловодства в установі;

· розгляд практичної реалізації електронного документообігу на прикладі системи електронного документообігу Кременчуцької міської ради.

«7»

Перевага електронного документообігу над паперовим документообігом

Більшість підприємств визнають гідності електронного документообігу, який має такі переваги:

· багатокритеріальний пошук документів;

· контроль виконання документів;

· реєстрація документів;

· введення резолюцій до документів;

· розподілена обробка документів мають у мережі;

· розподіл прав доступу до різним документами та функцій системи;

· ведення кількох картотек документів;

· роботу з проектами документів;

· розподіл що є на виконанні документів по «теках» залежно від стадії виконання документа: що надійшли, на виконанні, під контролем та інші;

· формування стандартних звітів;

· обмін документами електронною поштою;

· списання документів мають у справа;

· відстеження переміщень паперових оригіналів і копій документів, ведення реєстрів внутрішньої передачі документів;

· ведення користувальних списків посадових осіб, організацій, тематичних рубрик, груп документів;

· редагування шаблонів вихідних друкованих форм.

Запровадження електронного документообігу дозволяє знизити кількість служб, зайнятих роботою здокументами (кур'єрів, канцелярських працівників тощо. п.). На малюнку нижче показано, наскільки скорочується час окремих етапів роботи з документами при заміні паперового процесу на цифровий.



«8»

«10»

Ведення електронного документообігу як всередині фірми, так і за її межами (наприклад, через мережу Інтернет), зокрема створення, обробка та впровадження наявних документів (завдань тощо) в обіг.

«11»

Залежно від рівня доступу, кожний працівник може бачити тільки власні документи/завдання, що відносяться до того ж підрозділу, в якому працює даний працівник, дочірніх підрозділів, документи/завдання керівника підрозділу (та його заступників), або ж документи/завдання усіх підрозділів на фірмі.

«12»

Також працівникам доступна інформація щодо історії (ходу виконання) документу/завдання, та детальна інформація щодо кожної зміни в документі/завданні.

«13»

Контроль та аналіз виконуваних та виконаних робіт (зокрема збереження та керування відомостями про поточне виконання кожним працівником власних та делегованих йому завдань), а також майбутнього їх планування.
Контролер та ініціатор можуть створювати власні списки виконавців завдань (чи, наприклад, списки тих працівників, які повинні взяти участь у розгляді та підготовці даного документу/завдання, надаючи при цьому їм можливість делегувати власні обов’язки іншим працівникам. Контролер та ініціатор можуть обрати послідовний чи довільний порядок виконання документу/завдання, а також можливість ігнорування відмов інших працівників.

Кожний працівник зі списку виконавців може звітувати про хід виконання своїх завдань (при необхідності коментуючи їх). При цьому, система автоматично визначає необхідність та можливість звітування залежно від черги виконавця у списку виконавців та наявних відмов, затримок у виконанні тощо.

«14»

Ведення обліку працівників, їхніх особистих (прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані тощо) та професійних даних (відділ, до якого належить працівник, посада, на якій він працює, робочий, домашній, мобільні телефони, факс, Skype, ISQ та ін.), а також інших додаткових відомостей (наприклад, оцінка працівника, його статус на фірмі та ін.).

«15»

Організація та планування структури фірми (поділ на відділи та підрозділи, за якими можуть бути закріплені керівники та їх заступники).

У редакторі відділів користувач може створити необхідні відділи та підрозділи довільної структури та рівня вкладеності, а також обрати для кожного з них свого керівника, та двох заступників (необов’язкові параметри).

В редакторі посад для кожної посади можна задати відповідний рівень доступу та рівень повноважень на фірмі.

«16»





sdamzavas.net - 2020 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...