Главная Обратная связь

Дисциплины:






Пояснювальна записка



ВСТУП

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільшу питому вагу має інформаційно-довідкова документація, якій за обсягом належить першорядне значення у всій системі діловодства.

Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим зокрема пояснюється різнобій в їх складанні та оформленні.

Процес управління державою, окремою галуззю народного господарства чи установи з точки зору технології є процес отримання, обробки та передачі інформації. Вся інформація обов'язково повинна бути зафіксована. Матеріальним носієм фіксованої інформації є документ. Документ в перекладі з латинської - "повчальний приклад", "спосіб доказу" - це засіб закріплення інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини.

Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.

Довідково-інформаційні документи – це найчисельніші групи документів. Вони включають інформацію про фактичне положення справ, яка береться до уваги і може бути основою для прийняття рішення. Таким чином, важливість довідково-інформаційних документів в управлінській діяльності і діловодстві зумовлює актуальність дослідження курсової роботи.

Об’єктомкурсової роботи є діловодство і документування управлінської діяльності.

Предмет дослідження - довідково-інформаційні документи.

Метоюкурсової роботи є вивчити та дослідити довідково-інформаційні документи.

РОЗДІЛ 1. ВИДИ ДОКУМЕНТАЦІЇ.

У сучасному суспільстві навряд чи можна знайти елемент структури, функціонування якого не було б оформлено документально. Незалежно від того, сім'я це чи окрема особистість, виробничий колектив чи політична партія, певні сторони їх діяльності зафіксовані у документах.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру [ 3, с.93].

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації, а в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

К.Г.Мітяєв підкреслював, що документ – це результат усвідомленого фіксування (документування) інформації про явища об’єктивної дійсності й різними способами в цілях надійної передачі цієї інформації в часі та просторі, за обов’язкової ідентифікації відображеного мовою слова [1, с.104].



Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру [7, с.25].

Спільні риси документів:

1. Кожен документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять за коло повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація, вміщена в ньому, була повною й доцільною, а формулювання – лаконічними, але точними й такими, що не допускають різночитань. Основне завдання укладача – гранично чітко відбити відомості, які мають правову силу.

4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов’язкове для всіх.

5. Правильно складений є той діловий папір, який написаний мовою офіційно-ділового стилю.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру [17, с.235].

Види документів визначають за такими ознаками:

- найменуванням – заява, лист, довідка, інструкція, акт і т.д.;

- походженням – службові (офіційні) й особисті;

- місцем виникнення – внутрішні та зовнішні;

- призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

- напрямком – вхідні й вихідні;

- формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні);

- за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;

- ступенем гласності – секретні й несекретні;

- стадіями створення – оригінальні, копії й виписки, дублікат;

- строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

- технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом;

- носієм інформації – оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці;

- за структурними ознаками – стандартні й нестандартні.

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення. Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

Документи щодо особового складу:

До цих документів належать автобіографія, резюме, заява, пропозиція, скарга, характеристика, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів.

Обліково-фінансові документи:

Це такі документи: акт, доручення, розписка, список, таблиця, накладна.

Господарсько-договірні документи:

До господарсько-договірних документів відносяться договір, трудова угода, контракт.

Організаційні документи:

До організаційних документів належать інструкція, положення, правила статут.

Довідково-інформаційні документи:

До цього виду документів належать анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка, огляд, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма, факс.

Отже, переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Довідково-інформаційні документи містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для виконання на відміну від інших. Повідомлення, що міститься в цих документах може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

РОЗДІЛ 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОВІДКОВО - ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ.

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідкова.

До інформаційно-довідкових документів відносять анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка, огляд, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, прес-реліз, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма, факс. Всі ці документи призначені або для передачі інформації від одного адресата до іншого, або для фіксації якихось інформаційних відомостей. На відміну від розпорядчих документів ці документи можуть не вимагати виконання. Інформація, укладена в них, може спонукати до дії, а може бути тільки прийнята до відома [8, с.195].

Російський дослідник Ю.А.Шрейдер запропонував розглядати документ, як носій інформації, що містить два її види: інформацію та метаінформацію.

Інформація – це текст, що має форму повідомлення, яке може містити як статичне, динамічне зображення, звукове повідомлення, так і їх комбінацію. Метаінформація – це інформація про інформацію, яка міститься в системі реквізитів. Саме завдяки цим інформаційним ознакам, що містять метаінформацію , документ може бути включений до конкретно-інформаційної системи й виконувати свої певні функції [2, с.8].

2.1 Доповідна записка.

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції [12, с.33].

Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).

Протокол.

Протокол – це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи [11, с.97].

Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи

інший факт.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню [11, с.104].

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання. З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.

2.3 Довідки.

Довідка — це документ інформаційного характеру, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій [19, с.39].

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми – укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки:

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Місце укладання документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

8. Печатка.

2.4 Службові листи.

Лист – це узагальнена назва різних за змістом документів, що є засобом спілкування між установами і виділяються по способу передачі інформації (тобто пересилаються по пошті).

Листування поділяється на службове та особисте. Службові документи надходять від імені установ організацій або посадових осіб, що її представляють. На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації [ 6, с.11].

Службові листи — загальна назва великої групи документів, що служать засобом спілкування з установами та приватними особами. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації. Функціональне призначення службових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами, окремими особами тощо).

Службовий лист – самий поширений спосіб передачі інформації між установами та підприємствами, що відокремлюються завдяки способу передачі інформації. Лист повинен складатись з одного питання, так як це значно полегшує та прискорює обробку документа. Проте, у службових листах допускається також порушувати кілька питань. Та в цей час слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов’язані. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів. Тон листа повинен бути нейтральний.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтверджен­ня, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації і створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли не можливо вирішити питання в усному спілкуванні. Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висловлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло але достатньою мірою повно. У службових листах можна порушувати декілька питань, але в тому випадку коли вони взаємопов’язані.

Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступною та основною. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Залежно від призначення службового листа й від того, на чому автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.

Офіційне листування можна розділити на три види:

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці.

2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.

За функціональними ознаками листи поділяють на два види:

1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).

2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, гарантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).

Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо [15, с.20,21]. .

В основній частині викладається зміст листа:

- у листі-проханні викладається прохання;

- в інформаційному листі повідомляється про певний факт чи захід;

- у листі-запрошенні пропонується взяти участь в якомусь заході;

- у листі-підтвердженні – повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми тощо);

- у листі-нагадуванні – вказівка про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання або проведення заходу;

- у листі-відповіді висловлюється рішення з приводу вже поставленого питання;

- у супровідному листі адресат інформується про направлення до нього доданих до листа документів.

Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо використання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів [16,с.33].

Офіційні листи готуються, як правило, на службових бланках (зрідка — на чистих аркушах) і обов’язково реєструються канцелярією. У листі має висвітлюватися лише одне питання, зміст повинен бути чітким, стислим та лаконічним.

Листи можна надсилати в звичайних конвертах, однак фірмові конверти з зображенням логотипу установи, адресою справляють значно краще враження. Конверт слід підбирати такого розміру, щоб лист згинався не більш ніж удвічі. Необхідно уважно перевіряти правильність індексів, адрес, посад відправника й одержувача.

Пояснювальна записка.

Пояснювальна записка — це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора) [18, с.593].

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

3. Назва документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

2.6 Звіт.

Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи [18, с.404].

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою.

Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту:

1. Назва виду документу.

2. Дата (дата підписання).

3. Заголовок до тексту (про що звіт і за який період).

4. Текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу).

5. Підпис.

6. Відбиток печатки (у разі потреби).

7. Проект текстового звіту готує секретар-референт.

2.7 Анотація.

Анотація — це стисла характеристика змісту книги, статті, рукопису тощо.

Анотації на нові книги подаються на звороті титульної сторінки книги, у бібліографічних картках, у видавничих проспектах, В анотації наводяться відомості про автора, про тему та ідею твору, іноді про його цікаві епізоди. Анотація складається з двох абзаців. У першому йдеться про саме видання та його автора, у другій — вказується, на кого розраховане видання [13, с.18].

Оголошення.

Оголошення - це документ, в якому надається інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

Види оголошень:

- про майбутню подію;

- про потреби в послугах або в їх наданнях.

Оголошення, як вид довідково-інформаційного документа, друкується шрифтом 14 Times New Romans.

Запрошення.

Запрошення-це документ, що містить коротке повідомлення про якийсь захід і пропозицію взяти у ньому участь. Запрошення має бути за змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учасниками [14, с.17].

Реквізити запрошення:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку):

- статус (посада);

- прізвище;

- ім'я;

- ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

- дату й час заходу;

- місце проведення;

- назву заходу;

- порядок денний, тематику подій;

- прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу;

- маршрут проїзду (якщо треба);

- контактний телефон для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує.

5. Печатка (якщо потрібно).

Отже, матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.

 

 

РОЗДІЛ 3. ЗАСТОСУВАННЯ ОРГТЕХНІКИ У ДІЛОВОДСТВІ.

Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'яз­ковою умовою раціональної постановки діловодства в кожній установі. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на підставі впорядкованої системи документу­вання управлінської діяльності, уніфікації і скорочення кіль­кості форм документів, що використовуються. Впроваджувати механізацію і автоматизацію необхідно на всіх етапах діловод­ного процесу: під час підготовки документів, їх копіювання і оперативного розмноження, експедиційної розробки, реєстрації та пошуку, оперативного зберігання і транспортування, контро­лю виконання тощо. Засоби механізації і автоматизації роботи з документами повинні відповідати один одному і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему [3, с.200].

Склад програмного забезпечення і комплекти засобів, що ви­користовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, а саме від організаційної структу­ри апарату управління, його розміщення, умов праці персона­лу, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збере­ження і передачу інформації, ЇЇ запис на машинні носії, вве­дення в ЕОМ, вирішення завдань і виведення результатів обробки, сумісність з іншими системами, а також передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

Безумовно, організації, які мають справу безпосередньо з технологією високого рівня, повинні швидко реагувати на нові розробки і самі прогнозувати нововведення. Сьогодні, щоб збе­регти конкурентоздатність вони мусять не відставати принай­мні від розробок, що впливають на ефективність їх діяльності [4, с.18].

Велике значення в удосконаленні обміну інформацією в ор­ганізаціях відіграють сучасні інформаційні технології. Персо­нальний комп'ютер вже впливає на рівень документаційного забезпечення управління, на інформацію, яку орган управління одержує і розсилає.

За допомогою комп’ютера можна накопичити базу даних, яка необхідна для підготовки того чи іншого документа, розробити бланки документів, проводити реєстрацію документів, контроль виконання документів тощо.

При об’єднанні комп’ютерів в локальну мережу, можна передавати один одному інформацію і користуватись спільною базою даних. Засоби електронної пошти дозволяють за допомогою звичайної телефонної мережі посилати текстові повідомлення в інші міста і держави партнерам і отримувати від них необхідну інформацію дуже швидко і конфіденційно.

Електронна пошта дає змогу відправляти письмові повідомлення чи документацію в різні організації, не зважаючи на існуючі кордони. Останні нововведення в систе­мах телефонного зв'язку (факсимільний зв'язок) допомагають швидко і оперативно вирішувати питання з різними партнерами.

Швидко направити інформацію партнерові по роботі можна за допомогою факсу. Це апарат обладнаний телефонним зв’язком, за допомогою якого набирається телефонний номер факсу партнера, і скануючи пристроєм через який пропускають документ [10, с.33].

Факс.

Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефаксу телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефаксу, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факсу (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Телеграма.

Телеграма — це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами [22, с.101,102].

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном, фіксується у спеціальній книзі або журналі і містить розпорядження або інформацію. Такий зв’язок використовується коли треба терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, лаконічним, стислим (бажано до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, чи вразі перешкод на телефонній лінії, що не дають змоги чітко почути деякі слова то треба кожну літеру передавати словами. Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства. Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складається їх перелік із відповідними номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми [21, с.127,128].

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;

2) назвати вид документа;

3) продиктувати текст телефонограми;

4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

Отже, застосування оргтехніки, телефонного зв'язку (факсимільний зв'язок) полегшує роботу по якісному виготовленню документів, прискорює обробку документів (реєстрацію, пошук, підготовку відповіді і т.д.), підвищує культуру обслуговування відвідувачів.

Найбільш значущими технічними системами, що впливають на культуру управління, є інформаційно-управляючі системи (ІУС). Комп'ютерна революція привела до істотних змін в об­робці інформації, особливо на стадіях планування та інформаційно - докумен­таційного забезпечення управління.

 

 

ВИСНОВКИ

Проаналізувавши дане питання курсової роботи, а саме довідково-інформаційні документи, можна зробити висновки, що сучасний рівень тих чи інших завдань в установі вимагає знання новітніх технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації.

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки руху документів з моменту їх створення чи одержання до завершення виконання і відправки. Від вірної організації діловодства, як найповнішої його механізації та автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії. Виходячи з цього документ є насамперед зафіксованим письмовим способом, носієм інформації і водночас своєрідним матеріалом. Цей матеріал повинен бути якісним, швидко та продуктивно надавати інформацію.

Сьогодні термін «документ» стає все більш популярним, хоча й містить значну кількість як визначень, так і підходів до його вивчення. Насправді це досить складне і багатоаспектне поняття, нерозривно пов’язане з поданням і використанням інформації як в часі, так і просторі.

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину довідково-інформаційних документів фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.

До довідково-інформаційних документів можна віднести: довідки, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, рецензія, висновок, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, телефонограма, радіограма, факс, анотація, відгук.

Сьогодні дедалі ширше застосовують оперативні засоби зв’язку, в тому числі – факсимільний зв’язок. За його допомогою передають телефонограми. Фактично факс є ксерокопією переданого документа. Здебільшого цей зв’язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватись по телефону, телеграфу або телефаксу.

Факс – службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватися будь-які документи та додатки до них: таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Проте, здебільшого цей зв’язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформлюють так само, як і службовий лист. Факс – це поширений, але не менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсів.

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільшу питому вагу має інформаційно-довідкова документація, якій за обсягом належить першорядне значення у всій системі діловодства. Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Список джерел та літератури

1. Митяев К. Г., О методологии класификации и экспертизы документов // Тр. / МГИАИ. – М., 1967. – Т. 25. Вопросы методологи исторической науки,- С. 118 – 138.

2. Семилетов С.И. Групы и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере: подходы к их классификации// Делопроизводство. – 2003. - № 1. – С.5-10.

3. Березіна Н.М. Сучасне діловодство - СПб., 2008 - 224 с.

4. Воронцова Є.П. Сучасне діловодство - СПб.: Пітер, 2007 - 311 с.

5. Борискін В.В. Офіційне діловодство - Москва: Омега, 2008 - 191 с.

6. Культура української мови: Довідник. — К.: Либідь, 1990.- 198 с.

7. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою. — К.: Техніка, 1992. – 278 с.

8. Руминіна Л.А. Діловодство. Видавництво "Академія", 2002, 208 с.

9. Корнєєв І.К. Діловодство - Москва: Проспект, 2007 - 547 с.

10. Стенюков М.В. Діловодство - Москва: ЮНИТИ, 2007 - 144 с.

11. Сологуб О. Діловодство: складання, редагування і обробка документів. Навчальний посібник. Видавництво "Омега-л", 2007, 208 с.

12. Кулешов С. Г., Документознавство: історія, теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАККіМ. – К., 2000. – 161с.

13. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 48 с.

14. Бездрабко В. В., Управлінське документознавство. К. 2006. – 174с.

15. Безпянська Г., Класифікація документів // Секретарь-референт, 2007-Січень. – С. 20 – 21.

16. Бездрабко В. В., Управлінське документознавство: Навч. Посіб.. – К., 2006. – 208 с.

17. Басаков М.І., Замицкова О.І. Діловодство. Видавництво "Фенікс", 2005.-

379 с.

18. Белов А.Н., Белов А.А. Діловодство і документообіг. Видавництво "ЕКСМО", 2006. - 621 с.

19. Сліньков В.Н. Діловодство і менеджмент. Видавництво "Алерта", 2002. -

196 с.

20. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери – Київ,1997. - 325 с.

21. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навчальний посібник. – Київ, 1998. - 213 с.

22. Головач К.С. Зразки оформлення документів для підприємств та громадян. – Донецьк, 1998. – 317 с.

 





sdamzavas.net - 2020 год. Все права принадлежат их авторам! В случае нарушение авторского права, обращайтесь по форме обратной связи...