Вопрос 22. Научно-справочный Архивный аппарат

Характеристика научно-справочного архивного аппарата

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о соста­ве и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и ар­хивной информации в целях их эффективного использования.

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

ü межархивными (Росархив — архивы);

ü внутриархивными (архив - фонд);

ü межфондовыми (фонд — дело);

ü внутрифондовыми (дело — документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из опи­саний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными - опись, ката­лог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно­-справочного аппарата является архивная опись документов. Осталь­ные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе "Учет документов в архивах", и информа­ционно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входя­щие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справоч­никами.

Принципы построения научно-справочного аппарата

Принципы построения научно-справочного аппарата:

ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях;

ü неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

ü преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

ü единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

ü применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

Понятие архивного справочника

Архивные справочники могут структурироваться горизонталь­но и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информаци­онно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.